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搞定(套装共3册) [平装]

2013-12-29 来源:读书人网 
编辑推荐《搞定(套装共3册)》编辑推荐:《搞定1:无压工作的艺术》中我们可以学到:运用“执行、指派、延迟和放弃”原
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编辑推荐

《搞定(套装共3册)》编辑推荐:
《搞定1:无压工作的艺术》中我们可以学到:
运用“执行、指派、延迟和放弃”原则来清空你爆满的工作篮。
实现对邮件、书面材料以及所有档案的完美管理。
合理规划和细分任务,让工作走上良性、高效运行的道路。
当环境和形势变化时,及时地重新评估目标和工作重点。
克服慌乱、紧张和易受打击的情绪。
对你尚未涉及的事情和领域勿要操之过急,平心静气。
源于《搞定1:无压工作的艺术》英文书名GETTINGTHINGSDONE的GTD系统,现已成为全球数千万人在学习、使用的管理个人事务的最佳工具,它正在帮助现代社会中的繁忙人士从容地管理、安排各种事务。
《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》为“戴维?艾伦GTD时间管理三部曲”的第二部,是时间管理大师戴维?艾伦关于GTD的新作。
GTD时间管理系统现已成为世界公认的最佳的时间管理工具。而《搞定(套装共3册)》以人生中最重要的两件事——工作和生活为主题,提出了效率至上的52项提升原则。
艾伦集结20多年的成功实践经验,从五个方面提出了52条经久耐用的有效原则:理清头绪,发挥创造力;专注;建立有效的结构;放松自我,开始工作;注意基本要素。例如:理清承担的任务可以更好地选择新任务、一心二用带来压力与失败、目标越明确,实现目标的途径越多、资源越是有限,规划越有必要、过度控制也就失去控制、目光越长远,进展越顺畅、放慢速度以提升速度、坚持做好小事就能产生重大影响、最伟大的成功源自最惨重的失败等。
《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》内容再度围绕GTD思想展开,在基本思路上没有变化,但是对很多问题进行了更为深入的探讨,同时更多的提出问题,而非直接给出答案,可以引发我们的思考。在《搞定(套装共3册)》中,你会认识到良好的时间管理与工作清单、生活规律及严格的制度没有太大的关系。相反,它要求学会怎样树立远大的目标,同时坚持达到目标,并且在有限的时间内投入尽可能多的精力里和关注。这种与众不同的分析生产力的视角把生产力所带来的挑战说得如此通俗易懂,使这《搞定(套装共3册)》成为你生活中不可缺少的助手,无论在生活中,还是在职业生涯中都能派上用场。
《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》是白领的必备心理自助读物,也是公司管理人员的管理参考读物,所以适读人群广泛,尤其是那些工作生活压力巨大一族的理想读物。借由GTD这一工具,可使我们结束终日忙碌、工作与生活顾此失彼的不良状态,提升人生效率,享受无压工作的乐趣。对即将踏上职场的青年学生以及营销从业人员也同样适用。
《搞定3》为“戴维?艾伦GTD时间管理三部曲”的第三部,是时间管理大师戴维?艾伦关于GTD的新作。
1.GTD时间管理系统现已成为世界公认的最佳的时间管理工具。而《搞定3》以平衡人生中最重要的两件事——工作和生活为主题,剖析近年来各行业人士GTD应用反馈,进一步构建GTD法的思想框架,搭建GTD实施模型,是一本名副其实的GTD实施路线图。从而提升效率,缓解生活和工作的压力。
2.《搞定3》前4章认真分析了GTD现象、它的本质以及它何以在全世界迅速发展。其余部分探讨了自我管理的两个核心层面、分析了摆正视角的问题。书后还添加了描述GTD法基本模型的实用附录。
3.《搞定3》所讨论问题——提高工效、时间管理的方法和技巧,一直以来均为当今社会在极力寻找的东西。而《搞定3》提出的方法和技巧源于生活常理,且将工作流程管理的精髓用直线的形式层层分解梳理出来,简单易行,并已经过实践验证,具有极强的实用价值,无论在生活中,还是在职业生涯中都能派上用场。

名人推荐

《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》书评:戴维?艾伦推出的掌控工作负荷战略价值无可估量!
——肯?布兰佳,《一分钟经理人》合著者
戴维?艾伦用52个简短的章节,与我们分享了他总结的“掌控工作游戏及人生”的原则。只有在他的笔下,效率这个具有挑战性的课题才变得这么通俗易懂,便于掌握。
——罗布?约翰逊,“领导与领导学会”会长
常识一经这么点拨,令人精神为之一振!书中精辟实用的生活指点看似简单,却内涵丰富。戴维?艾伦实在是结合感觉与理性的高手。
——阿里安娜?赫芬顿,《赫芬顿邮报》联合创始人
戴维?艾伦的高效率原则大有深意……也相当实用。
——基思?H?哈蒙兹,《快公司》杂志的高级编辑

《搞定3:平衡工作与生活的艺术》书评:每个时代都会出一本独领风骚的商业自助书。20世纪40年代是《人性的弱点》,90年代是《高效能人士的7个习惯》。今天,人们关心的问题越发简单: Getting Things Done。这是大师戴维?艾伦2001年大作的书名,他在书中精辟地论述了高效工作的原则。时至今日,它仍在高度程序化、超负荷运转、忙得不可开交的职场人士中有广泛共鸣。
——《时代周刊》
艾伦改写了信息时代的自助传统。艾伦提出了把想法变成现实的实用建议,这使他不输先辈,且跃居同行前列。
——《连线》
GTD系统让人醍醐灌顶。生活还像往常那么忙,我的掌控感却强多了,就好像我驾驶一辆性能优良的汽车,实际开到了80迈,感觉却只有50迈。
——《财富》杂志
过去25年来,艾伦一直致力于帮助人们消除压力,高效工作。他也因此成为高效率方面具有全球影响力的思想家。
——《卫报》

媒体推荐

《搞定(套装共3册)》介绍了一个令人难以置信的实用方法,让繁忙的人们重新掌控自己的生活,它能使你更加成功。更重要的是,它能助你拥有幸福人生。
——马歇尔?戈德史密斯
戴维?艾伦帮助人们更清晰地认识到意志的力量和放松的必要性,并变戏法般地带给人们一套能让你完成一切的指导方针。他在书中使用的大量亲身经历、真实故事,以及他的秘诀——让一切变得更加简单、快速、轻松。
——弗朗本斯?赫塞尔本
当我被工作的繁重和复杂搞得不堪重负时,我翻开了《搞定(套装共3册)》,一下子就找到了管理时间的好方法。对于决策者而言,这是一项至关重要的需求。戴维使我变得意志坚定,并以此为荣。
——帕特?卡莱尔

作者简介

作者:(美国)戴维?艾伦 (David Allen) 译者:梁卿 王勇 张静

戴维?艾伦,全球管理咨询公司戴维?艾伦有限公司的创始人及总裁。在开发个人和企业潜力方面,他被普遍认为是世界级权威。过去20多年来,他提出GTD这样一套提高效率的方法,为成千上万职场人士提供培训,对一些全球企业提高工作效率起到推进的作用,亦被誉为提升工作效率方面世界上最具影响力的思想家之一。他曾在默克公司、福特基金会、世界银行、纽约人寿等机构做主题宣讲,推进效率提升项目。他开展的工作曾被《财富》、《快公司》、《华尔街日报》、《洛杉矶时报》等众多媒体报道。他发布的《效率原则》电子通讯订户超过3万人。

目录

《搞定1:无压工作的艺术》目录:
前言
第一部分 通向从容之道?
第1章 新情况,新做法?
第2章 掌控生活:横向管理工作流程的5个阶段
第3章 控制项目:纵向管理项目计划的5个阶段
第二部分 远离压力,提高效率
第4章 准备工作:确定时间、空间和工具
第5章 收集阶段:归拢材料
第6章 处理阶段:清空工作篮
第7章 组织整理:建立好清单
第8章 检查回顾:保障系统的有效运行
第9章 执行阶段:选择最合适的行动
第10章 学会控制项目
第三部分 三个关键原则
第11章 原则一:养成收集的习惯
第12章 原则二:确定“下一步行动”
第13章 原则三:学会关注结果
结语

《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》目录:
前言
轻松实现轻松做事
第一部分 理清头绪,发挥创造力
第1章 理清思路,确立新方向
第2章 知道哪些事情自己尚未做,你才会为之心安
第3章 理清承担的任务,可以更好地选择新任务
第4章 要实现未来的目标,首先明确当前的位置
第5章 以有限的可能,去利用无限的机遇
第6章 一心二用带来压力与失败
第7章 有意识地权衡轻重缓急
第8章 完成未竟之事,释放自身能量
第9章 如果你一直想着某件事,很可能是还没有搞定
第10章 只要有空间,创造力就会展现
第11章 渠深流畅
第12章 担忧无益
第13章 你不是你的工作
第二部分 高效关注
第14章 想看得更清楚,请从更高处着眼
第15章 只有身体力行,你才会知道如何去做
第16章 工作足够努力是不可能的
第17章 精力随心思而动
第18章 目标越明确,实现目标的途径越多
第19章 精益求精
第20章 关注重心的变化等于结果的变化
第21章 视角是地球上最贵重的商品
第22章 多加思考
第23章 思考有度
第24章 效率是改善工作的唯一机会
第25章 关注一件事才能“全神贯注”
第26章 未来目标的价值,在于它当前培育的变化
第三部分 建立有效的制约机制
第27章 稳定带来创造力
第28章 形式与功能必须符合效率最高的原则
第29章 优化系统,放飞思想
第30章 反应能力提升生存能力
第31章 系统的强弱取决于最薄弱的环节
第32章 系统的效率与你的感知度成反比
第33章 功能取决于形式
第34章 目标明确才能赢得胜利
第35章 多人负责等于无人负责
第36章 确定原则,而不是监管制度
第37章 利用大脑来思考工作,而不是单纯关注工作
第38章 思考的价值超乎想象
第39章 资源越是有限,规划越有必要
第四部分 放松自我,开始工作
第40章 对自己做的事情承担起责任
第41章 过度控制等于失去控制
第42章 进展越好,状态越好
第43章 相信自己的行动选择,需要多层面的自我管理
第44章 你的力量取决于你的放松能力
第45章 预料之内的意外算不上意外
第46章 目光越长远,进展越顺畅
第47章 放慢速度以提升速度
第48章 你没有时间做任何项
第49章 坚持做好小事,就能产生重大影响
第50章 亲力亲为才能了解事物
第51章 动中求变更容易
第52章 最伟大的成功源自最惨重的失败
第五部分 注意基本要素
工作流程的5个阶段
处理与组织整理流程图
自然式计划模式
每周回顾指南
后记
致谢

《搞定3:平衡工作与生活的艺术》目录:
前言
引言 从《搞定Ⅰ》到《搞定Ⅲ》
第1章 GTD现象
第2章 步骤
第3章 自我管理的基本内容
第4章 获得掌控:捕捉
第5章 获得掌控:明确意义
第6章 获得掌控:组织整理
第7章 获得掌控:深思
第8章 获得掌控:参与
第9章 获得掌控:把GTD运用到工作和生活中
第10章 摆正视角
第11章 紧急问题:下一步行动
第12章 1万英尺:项目
第13章 2万英尺:关注和责任范围
第14章 3万英尺:长短期目标
第15章 4万英尺:愿景
第16章 5万英尺:宗旨和原则
第17章 摆正视角:重访“格雷西的花园”
第18章 实际运用
第19章 尾声
附录
致谢

序言

《搞定1:无压工作的艺术》
前言
欢迎来到提升自我的策略宝库。在这里,你会学到如何获取更加旺盛的精力,从而让你的感觉感更加轻松自如,完成工作也能做到事半功倍。你是否也像我一样,既希望出色地完成工作,又期待着享受生活的乐趣?在这里,它们不再是鱼和熊掌不可兼得的关系了。在日常的工作中,你完全有可能做到在快乐享受生活的同时,高效地处理工作中的事务。
我认为高效工作对任何人来说都是非常有价值的。你目前从事的工作,也许是重要的、有趣的,或是有用的;也可能情况刚好相反,但你还是要面对它,并尽力完成它。在前一种情况下,你会希望所投入的时间和精力能带来尽可能丰厚的回报;在后一种情况下,你会想要尽快地完成它,好让自己可以毫无顾忌地投入到其他事情中去。
无论人们做什么事情——也许是下班后与同事一道举杯畅饮;也许是夜深人静时凝视摇篮中安然酣睡的孩子;也许是忙碌地回复着源源不断的电子邮件;也许是在会议结束后抽几分钟时间与潜在的新客户攀谈——都希望保持放松的心态。要做到这一点,你需要在心底里确定,目前进行的事情正是你需要做的事情。
写作本书的宗旨在于:帮助你在任何必要的时候,都能达到高效和放松的境界。
“做什么”(what),“什么时候做”(when),“如何去做”(how),才能达到上面的境界?这些问题的答案,我已经探求了很长一段时间,也许你也曾有过类似的尝试。通过20多年来对各种提高个人或机构效率的新方法的开发和应用,以及多年来在自我发展领域的探索,我可以断言,没有一种万能的解决方案。当你跋涉在每天、每周乃至一生的漫长旅途中,没有任何一种软件、研讨会、计划手册或者工作宣言,可以简化你的工作或者代替你作出选择。而当你刚刚掌握如何在某一层面提升办事效率和决策能力时,又会不知不觉地接受一批新的任务和定下更高的目标。而由此所产生的新的挑战,则很可能又会全面推翻解决问题时能够应用的简单公式或流行方法。
不过,即使不存在一种万能方法,我们还是可以通过采取一些措施来提高效率和完善个人管理。随着年龄的增长、阅历的丰富,我发现会有更深层次、更有意义、更重大的事情需要我去关注、了解、执行。由此,我总结出了一套完全可以学会的简单方法,它们将显著地提高我们应对日常烦琐事务的能力。
下面是我20多年来在个人效率方面各种研究发现的汇总——它不但会指导你在目前的工作中以最小的付出获得最大的回报,而且能在工作量日益增加、工作性质不断变化的现实世界中依旧保持它的效力。我曾花费几千个小时,帮助那些陷入工作困境的人们处理和组织安排手头上的工作。事实证明,我所发现的这些方法,在各种类型的企业中,在各个工作层面上,在不同的文化氛围中,甚至在家庭和学校里,都是行之有效的。在我花费了20年的时间培养和训练了一些最为精明干练的职业人士之后,我才领悟到当今社会是多么需要这样的一套方法。
长期以来,公司的高管们一直热衷于向自己和员工灌输“铁腕执行”这个基本规范。但我们大家每天看到的情况却是,一位尽心竭力的员工,在办公室里经过几个小时的苦苦奋斗后,却仍有一大堆没来得及回复的电话、需要处理的电子邮件、要分配给他人执行的任务、会后尚未处理的事务,以及其他缺乏管理的未尽事宜。这些堆积在办公室和公文包中的事务若不及时解决,只会变得更加棘手,甚至产生更多的问题。而多数商业人士之所以成功,是因为他们解决的危机和把握的机遇要多于积压的事务。但是在当今快节奏的工作和生活中,要想在两者之间保持一定的平衡都很难。
一方面,我们需要一些行之有效的工具,以帮助人们在战略层面和战术层面集中精力,保证不遗漏任何一件需要处理的事情;另一方面,我们需要创建工作环境、提高工作技能,以保证那些工作最为投入的人们不会因为不堪重负而垮掉。我们需要积极有效的工作规范,并以此作为标杆来确保能够吸引并留住最优秀的人才。
我们知道各种企业机构迫切地需要这些知识。而学校也存在着这种需求,在那里,我们的孩子无法学到如何处理信息、如何关注成果,也不知道要采取哪些行动来实现目标。而对于我们每个人来说,这些知识都是不可或缺的。只有这样,我们才能充分地抓住机遇,积极、长久地为这个世界增添价值。
我在本书中讨论的简单和高效的工作方法,完全能够切实成为你在生活中的亲身体验(这将是非常棒的体验)。为了让大家更容易理解,本书将工作流程管理和个人效率提高方法的精髓用流程图的方式表现出来。我们按照流程图的顺序来编排本书,以便使你在实践过程中,一面纵览到鼓舞人心的全局,一面体验立竿见影的成效。
本书共分为三个部分。第一部分扼要地介绍了这个系统的概况,它解释了其独特性和及时性,并简要介绍了这套方法的具体内容。第二部分说明了如何实施这套方法。本书就像你的私人顾问一样,指导你循序渐进地运用这些行为模式。第三部分则展开了更加深刻的讨论,描述了当你把这些方法和模式应用到你的工作和生活之中后,所产生的形式更加微妙、意义更加深远的众多影响。
我希望你加入这个行列,我盼望你检验这些内容,甚至提出质疑。我渴望你向自己证明,我所承诺的效果对你个人来说,不仅可能而且触手可及。此外,我要告诉你,我提出的每一项建议都是简单易行的,甚至没有涉及任何新技能。你早已掌握了如何关注问题,如何把它们记录下来,如何判定结果和行动,以及如何回顾和选择。你还将明白,你长久以来一直凭借本能和直觉对许多问题进行的处理都是正确而恰当的。我将为你提供一些方法,帮助你充分利用这些基础技能,然后将它们推向高效的新境界。我希望能够激励你用它们来构建你自己的全新行为模式。
在整本书中,我会经常提及针对这套方法所开展的培训工作和研讨会。在过去的20多年中,我作为一名“管理学顾问”独立工作,并与别人进行了小范围的合作。我的工作主要是围绕本书中介绍的方法,针对个人进行提升效率的培训,以及举办各种讲座。我(和我的同事们)已经指导了一千多人,训练了几十万名专业人士,举办了几百次公开研讨会。这也是我获取经验和实例的源泉。
我所作出的承诺,可以用一位客户的来信进行生动形象地概括:“当我习以为常地采纳本书中的各项原则时,它拯救了我的生命;当我一丝不苟地运用它们时,它改变了我的一生。这是一种疫苗,可以预防日常生活中出现临时救火的现象(在某个工作日中出现的紧急事件和危机);同时也是一种解毒剂,能有效舒缓人们施加在自己身上的不平衡的压力。”

《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》
轻松实现轻松做事

效率最高的工作方法可以让我们付出尽可能少的代价去做事,不管是制造家具、修建高速公路,还是享受生活。不过,我们需要付出“代价”这个现实情况还是说明:如果想要做什么事情,我们仍难免遇到阻力和障碍。要提升效率,我们必须高效地处理工作过程中出现的障碍和干扰因素—任何阻碍我们前进或削弱我们前进力量的因素。在完全无阻力的世界里,我们几乎能够心想事成,没有多少必要去训练更大的灵活性、更集中的精力,或者“安装”更好的系统、采用更好的方法。然而,在你我所在的世界里,要想真正有效地实现自己的目标,我们必须作好一切准备。而有些事情则是我们大家随时都能去做的,这样就可以更轻松地完成各种工作。
我已经花了20多年的时间探索以更轻松、积极、可持续的方式生活和工作的最佳策略。作为一名管理顾问和效率培训专家,我曾经帮助成千上万的人掌握我发明的最佳方法,帮助他们更有效率地工作,并从工作中得到更多乐趣。无论从事什么工作,如果能够学会一种在日常生活中保持这种平衡的方法,人们就可以更轻松、更频繁地利用自己的直觉,发挥自己的创造力。他们会变得更善于处理信息、管理自己的思想和感情、关注结果,而且更加相信自己在下一步行动方面所作的判断。他们有一套系统的方法来应对自我和工作中的问题,跟单纯依靠心血来潮式的反应来摆脱自己世界中的压力和危机相比,这套方法要有用得多。如果人们知道自己有一套流程可以应对任何情况,他们就会感觉更放松。放松之后,一切都会改善。更多的事情会得到处理,付出的努力却更少,而且还会产生许许多多奇妙的边际效应,从而增加他们努力所带来的成果,提升生活质量。
我传授的方法源自我研究出的行为和系统,这些方法在维持我们的最佳状态方面效果最佳。从20世纪80年代早期开始,我们就在测试这些方法,结果发现相当有效—无论是对个人,还是对组织来说。在第一本书《搞定I:无压工作的艺术》中,我曾经描述过这次发现的具体步骤和过程。该书在世界各地获得的成功表明:各种文化背景、从事各种职业的人似乎都很喜欢书中的信息,渴望改变。他们厌倦了工作和生活的压力。他们希望重新获得已失去的创造性思维和游戏机会。他们在寻找一种新方法,希望有一套可以依赖的系统,无论自己是在从事什么工作、过什么样的生活。他们希望有一个结构,一个与他们复杂的生活方式相匹配、创造更多自由而不是更多约束的自然结构。
在探索并贯彻组成我的方案核心内容的要素、来源以及方法细节的过程中,我开始做另外一件事:我开始撰写关于这些步骤背后原因的文章。为什么它们的效果这么好?为什么它们始终能帮助人们更好地发挥作用,让人有更好的感觉?这里是否有某种深层原因在发挥作用?这次成功的基础是什么?似乎有一些根本原则支撑着整个方法,无论方法用于何时何地,或者跟谁一起使用,这些因素似乎都能成立。
一个人即使对重力一无所知,也可能成为出色的赛车手,尽管重力是影响赛车手一切所作所为的潜在力量。要想在比赛中获胜,赛车手只需要熟悉驾驶要领,控制好直道的速度,掌握好弯道的行驶技巧,同时记住始终控制好赛车即可。你做好自己的工作,重力也会做好它的工作。管理好你自己,汽车就不会有问题。但如果一段时间之后仅仅速度快还不够呢?如果你想更多地了解自己的驾车技巧何以如此有效,想知道这些技巧是如何避免撞车和起火的呢?如果你想更加清楚地了解成功背后的秘密呢?如果了解这些秘密可以让你掌握更多提升效率的工具,做出更大的成绩呢?
1997年的时候,我编辑了一套似乎是高效行为基础的原则,开始探讨这些问题,并开始撰写随笔,阐述这些原则的意义和在生活中的应用。我开始进一步阐述我的理论前提,那就是一个人提升效率的能力与他休息的能力成正比。我研究了高效行为的4个主要方面:
1. 把握我们所有内部和外部的“未竟之事”,恢复到目标明确、精力充沛的状态。
2. 在承诺要完成的多个层面的结果和承担的责任中,有意识地保持自己的关注重心。
3. 创建值得信赖的结构并持续使用,从而引发适当的关注和必要的行为提示。
4. 把一切建立在灵活机动的行动基础之上。
我发现人们并不需要更多的约束,而是需要一种训练有素的方法。他们不需要更努力地工作,而是需要更加详细地明确自己在各个层面承担的工作,同时集中注意力做好这些工作。
这一切的背后就是“心如止水”的理念,这一理念是我多年前练习空手道时想出来的。如果你向池塘中扔一块石头,水面会出现什么情况?它会极其自然地根据石块的力量和重量作出反应,既不多也不少。既不会过度反应,也不会反应不够。而从另一角度说,它其实自己根本不会作出反应,只是与石块发生相互作用,然后恢复到自然状态。水的这种做法只能是由于上天的刻意安排。人类要想作出这种反应,就必须具备一种有意识的系统,而且这种系统必须基于能够抵御混乱和压力的原则。这些原则必须跟我们本性中更深刻的某些东西相一致。
开始写作随笔两年之后,我决定编写一份电子简讯,发送给开始熟悉我的方法的读者。我的想法是联系一批实践者,建立一个交流社区,让专心做好工作的人可以分享他们的最佳做法与生活体验。每期电子简讯的目的,都是为了强化、扩展轻松控制和优秀业绩背后的理念。当时我拿不准人们是否会有回应。
结果超出了我的预料。在两年内,我们的读者人数增长了10倍,订户从2 000人增长到了2万人。第三年之后,人数增长到3万人,而且还在迅速增长。人们通过自己的网络通信工具把电子简讯发送给自己的亲朋好友。通过电子邮件,电子简讯被发送到了全国各地、世界各地。有些人把我们的方法打印、装订起来分送给朋友和同事,还有些人把它们张贴在工作场所的电梯里,可谓随处可见。有些文章更加倾向于务实的建议,还有一些文章探讨了表层之下的东西。这一切都在帮助我增加对“原因”的了解,为此前的内容增加了价值。
反馈是压倒性的正面反馈,人们似乎都渴求基本问题得到强化、细微之处得到探讨,也期望获得最简单的技巧、工具和意识带来的惊喜和冒险。这些人也根本不是参加“提升生活品质”这类课程的人,因为使用这种材料得到的最深刻的回报,都来自一些地球上工作效率最高的人,其中有许多人已经处于效率最高者的行列,无论你根据什么标准来评判。
是该把手头的材料整理成一本著作了。
随后的原则、评论以及短文组成了一个思想整体,我相信它能够为你提供超越建议或诀窍的内容。无论人们是否完全贯彻实施我在《搞定I》中提出的最佳方法,仍然有许多事情他们可以做得更连贯一些,从而提升效率、改善生存状况。你会发现,在这些原则和短文中,这些元素得到了验证和强化。
我的文章已经按照它们支持的观点被分成了高效行为的4个领域:完成、关注、结构和行动。这些原则和短文之所以如此分类,并不是要把内容限制在这些标题之下或详尽地阐述这些话题,而是要激励你的想法,验证更好的处理问题的方式。
有时候个人(或群体)通过完成旧的项目或清空障碍就可以获得最大收获(第一部分);有时候关注恰当的对象是最关键的部分(第二部分);有时候在其他一些情况下结构和系统是发展最重要的因素(第三部分);也有时候只需单纯放弃追求完美,只要推进工作即可(第四部分)。所有这些方面都很重要,但通常情况下,一个具体的方面将会成为把效率提升到一个新层次的触发点。第五部分则提供了核查清单供读者参考,提醒读者要掌控流程需要注意的主要环节。
你会注意到,每个章节并不是对某项原则的准确阐释;①而每章末尾的“顺便想想……”,也只是让你“回过头来”想想如何应用原则的催化剂。人类的行为和意识可能会同时具有真正简单、真正复杂而又可以无限探索的特点,而我的做法是尽量避免过于牵强地下结论。但你至少会发现一些线索,可以了解工作如何在更高的层面起作用、我们如何起作用,以及世界如何运转。在你消化吸收并将这些原则付诸实践的过程中,很有可能你将对整体的工作和生活作出更大的贡献。阅读本书可能会强化你感官方面的某些细微变化,从而带来行为的变化。行为的变化将会带来行动的变化,自然也会带来结果的变化。事物以螺旋状向外发展,越变越大。变化出现,而积极的转变也就发生了。最经常出现的情况是,些微小事,因为在战略位置上坚持不懈地做,最后带来了最大的变化。
正如我前面提到过的,你可能用不着更加努力地工作,你也可能感觉没有必要执行《搞定I》中提供的按部就班的系统训练内容。但有些时候,你可能还是需要更好地管理自己未完成的工作,更好地发挥创造力,更宏观地考虑问题,思考的时候精力更集中,利用你的直觉,打造更好的结构,更灵活、更放松,或者就是一步步实施后续步骤。做到上述某个方面或所有方面都可以让你提升效率。在所有这些领域,本书都为你提供了重要的视角,或许就是让你开始进入获益丰厚的新表达层面的钥匙。
你可能会感觉本书的材料有点熟悉。这并不是说你在其他地方读过,而是你会感觉书中的内容都是你凭直觉已经了解的。要从本书得到收获,并不需要新的技巧,也不需要学习一套复杂的新系统。本书可能会证实很多已经了解的东西和正在采用的有效手段。但你也将面对是否能将这种意识以更清醒、更连贯的方式加以使用的挑战—而这才是真正的力量所在。本书汇集了各种有效的视角和行为,可以随时随地派上用场。虽然每一部分都有自己的优点所在,但作为整体而言,它们也即将为读者提供超过部分之和的丰富背景体验。无论你是一时心血来潮地阅读还是通篇读完,我都建议你在阅读的过程中让动态、积极的为生活作好准备这种更宏大的场面呈现出来。
我仍然在为探讨及感受个人效率原则的似乎无限的途径感到惊讶。我们不同的旅程总是会回到一些同样的基本真理,但我们的探索却以更深刻的新方式引导我们再次去关注这些意识。本书阐述的思考方式无疑将会打开更多的通道、引发进一步的发现。一个层次的意义将会带来另一个层次的意义,而且这个过程将循环往复下去,螺旋将进一步扩展。对我来说,考虑本书没有涉猎的内容几乎就像考虑书中已有的内容那样感觉妙趣横生、令人鼓舞。我希望你能像我这样,把本书看做是一个途径,而不是戏剧的最后一幕。
武术家的“就绪状态”并不是被动的消极反应,也不是有限的反应,而是完全动态、充满生机、极具创造力又非常膨胀的反应。但这种反应并非免费的午餐,它是通过工作和生活中一天天的精心训练和体会而造就的。希望本书中总结的原则能够成为你前进道路上的路标。

《搞定3:平衡工作与生活的艺术》
前言
自我的前两本书《搞定Ⅰ》和《搞定Ⅱ》出版以来,我接触到成千上万名GTD方法和原则的热心实践者,收到数不清的读者来信和电子邮件,他们纷纷肯定了这套方法的效力。此后,我想得更多的与其说是继续充实这套方法的内容,不如说是站在全新的视角,思考这套方法何以效果这么好、适用范围这么广。这本书就是我的思考所得,希望与读者分享。另外,书中也补充了一些把它推广应用的方法。
在这里,我想照顾新老读者的要求,构建GTD方法的思想框架,难度可谓不小。不过我相信,这套方法本身的力量自会让新老读者受益匪浅。前3章认真分析了GTD现象、它的本质以及它何以在全世界迅速发展。其余部分探讨了自我管理的两个核心层面:第4~~9章探讨了掌控的活跃要素,第10~~17章分析了摆正视角的问题。书后添加了描述GTD方法基本模型的附录,仅供读者参考。
虽然这套方法的各个组成部分完全可以自成一体,但它们的总和却大于各部分简单相加之和。我建议你把它作为一个整体,以你自己的节奏兼收并蓄地学习。它的模型不可能比现在更简单,效果全看你对它的主旨的洞悉和妙用。

引言
从《搞定Ⅰ》到《搞定Ⅲ》

进步的艺术是在变革中保持秩序,在秩序中持续变革。
—阿尔弗雷德?诺思?怀特海(Alfred North Whitehead)
阅世深者笼统地提到所谓现实世界的“复杂性”,其实多半不过是他们自己没把问题想通而已。
—托马斯?索厄尔(Thomas Sowell)

要让我们的生活高效率,就必须保证事事顺利完成—即在工作和生活中,能够实现我们所追求的结果,获得我们所渴望的体验。而作出正确的选择,保证说到做到,始终是成功的必由之路。为了帮助人们高效地工作和生活,各类图书、研讨会、咨询和辅导活动可谓层出不穷,教大家如何制订计划、构思愿景、设定目标、树立价值观、激励自己和鼓励他人;而用来帮助人们做事有条理、管理时间和提高效率的办法也不胜枚举。
唯一的缺憾在于,人们对实现高效率总的原理缺乏根本的认识和有效的模型,即怎么让它真正管用。有没有一种普遍适用的方法,既涵盖了总体,又随时可以用在局部呢?
办法是有的,本书要谈的正是这个问题。《搞定Ⅲ》是一本让一切事务井然有序的手册—从塞得满满的电子邮箱,到严峻的职业挑战乃至下次休假,你都可以从容应对。同样的原则和方法可以用在所有事情上,你用它来处理工作和生活的方方面面时,神奇的整合效应发生了。工作的分量变轻了,而生活本身成了一项成功的事业。
把工作当成游戏,而且是好玩的游戏,只要我们牢记它的目标、界线、内容和规则就行。如果这些指标不够明确,就会产生不必要的压力,导致工作效率低下。但是,反过来,如果有现成的步骤放在那里,牢靠、可信,你知道必要时可以随时用它来理清思路,整合资源—不管眼下出了什么事都无妨,那么,你在工作中就会觉得得心应手、游刃有余。
同样,我们在处理其他日常事务时也要注重实际,提高效率,工作中的好办法可以用到所谓的“个人生活”中。把生活当做事业也不错,只要我们明白自己在干什么、要处理的事情是哪种性质,知道如何对待它们的结果和表现即可。矛盾的是,一旦我们不能有条不紊地处理日常活动,也就很难体现我们自己鲜明的个性。为了把家人照顾好,让自己保持健康、幸福,满足自己创造的需求,就要采取不少就事论事的行为。
把工作当做游戏,把生活当做事业,其实是一回事;它归根结底是一整套集中精力,培养专注的原则、行为和技巧。工作和生活两全其美并非遥不可及。把一套行为和反馈模式(它们总是很成功)内化成你的习惯,在工作和生活中时时运用,处处改进,就能做到两者兼顾。
2001年我的处女作《搞定Ⅰ》出版。它不仅被译成30多种语言售出上百万册,还受到了众多读者的广泛青睐,其中不乏企业管理者、大学教授、软件工程师、士兵、音乐家、学生和牧师等。书中讨论的方法—GTD由此广为人知,还成了自我管理的标准术语,你可以在网上搜到上百万条相关信息。
《搞定Ⅰ》出版几年来,每逢有热情实践的读者问我“接下来怎么做?”我的回答都很简单:“把《搞定Ⅰ》再看一遍!”它把“事情”分成5步,拆成具体的结果和行动,把你所付出的努力记下来以供事后总结。这个办法现在是、将来也是你掌控周围环境、调节心情的最好办法。同样,把你决心和初步打算去做的事情分别归入六层次法(Horizons of Focus),这么做过去是、现在是、将来也永远是你决定取舍的好方法。不过,经验告诉我,明白其中的道理和真正做到还有一段距离。如果能把这些模型长期、有效、全面地运用到生活和工作中去,每个人都能从中受益。世界上一些见识广博的读者觉得GTD方法新颖、效果显著、蕴涵深刻寓意,不过,它也应该是我们每个普通人对待工作(当做游戏)和生活(当做事业)的方法。
把GTD抽丝剥茧,条分缕析,就会发现它内涵丰富,很难穷尽。虽然身体力行GTD的部分精英们以为自己真的“懂了”,并且精益求精,不断在细微之处把它推到极致,却未必达到其力量的广度和深度。有经验的实践者“懂了”:他们仍有很多“不懂”的地方。人们使用我的方法以后,所激发的自我控制、专注、精力和创造力往往超乎他们的意料。多年来我语重心长地勉励GTD的实践者们:你们越是自觉地运用它,就越容易把它的用途推广,越能长期坚持运用。它改善个人生活和工作环境的潜力十分巨大,现在不过刚开始显现而已。
不难看到,它的原则和步骤并非简单地劝诫人们看到事物积极的一面,而是更进一步,提出了一种实用的方法,帮助人们认识并减缓被迫承受的压力。《搞定Ⅰ》中没有点破这条宗旨,但它值得我们深入探讨。那些日理万机的人们,使用几种基本的、相当平常的GTD方法,立刻可以减缓由于工作太多、变化太快造成的痛苦。由于这种减压的需求亟待满足,我的模型才会在一夜之间风靡全球。即便只是有一个妥当的办法,能让人们避免被电子邮件淹没,就已经功德无量了。而现实世界的问题比电子邮件的困扰复杂得多,解决起来也绝非易事。
人们“忙得焦头烂额”,迫切渴望在黑暗的隧道尽头看到光明;他们希望有个简单管用的向导,指引自己走出隧道。许多读者看了我的处女作,采用了GDT方法。他们说,自己才刚入门,只做到了一半。在把它奉为圭臬的读者当中,不少人觉得坚持不下去,很容易“回到老样子”。
他们纷纷表示,希望作者对GTD原则作出更为全面的阐述,以便彻底领悟,长期实践它。身为作者,我收到了关于《搞定Ⅰ》的大量积极的反馈,读者对它好评如潮,接触过我的培训材料的上万名学员也反响热烈,让我对这本书的体会和认识提高了一个层次,特别是书中提到的隐含在具体的工作流程管理和集中精力背后的内容。我渐渐领悟到,这些方法隐含的原则大有深意,超越了单纯的“个人组织整理系统”(personal organizing system),完全可以推而广之。这些年来,我看到,主动采用GTD方法的个人也好、机构也好,本身实力就很强大。直到这十几年,我才开始领悟到为什么会这样。我举办过为期一天的培训课程,叫做“GTD路线图”,在课上明确阐述了我的理解,并传授了一些普遍适用的方法来发挥它的效用。本书就是它们在现实操作层面的实践。
此前的《搞定Ⅰ》是一本基础读物、一本简单的手册,这本书则是一幅路线图,希望它可以增强你应对工作和生活的能力。开车和修车的技术不一样,同理,能领你上路和能带你抵达目的地的方法也不一样。会开车当然好,如果你还懂得汽车的机械原理,你在驾驶时就会更加从容、自信。
《搞定Ⅲ》不是《搞定Ⅰ》的补充或修正。相反,它是在《搞定Ⅰ》的基础上,对GTD原则和用途的进一步深化。采用GTD方法(不管在哪个层面),都能产生积极的自我管理效果—自主性增强,看问题的角度也更具建设性。它对处理各种问题都行之有效,从收拾办公室里堆得到处都是的文件,到安排与其他部门的合并,甚至承受伴侣去世的打击,效果都很显著。人们觉得一切在自己的控制之下,觉得自己能把事情引向正确的方向,才会从容不迫。人们必须有掌控感,才能在保证生存的基础上建设性地考虑问题;而想到眼下的事务,也必须觉得它们是方向明确、有意义的,并且值得花费心血、投入资源的。
掌握主导、摆正看问题的视角,在许多情况下可以取得建设性的效果,这在节奏快、变化多的当今时代显得尤其重要。上午也许最适合整理工作篮①,吃过午饭,就该动脑筋考虑某个大项目了。在组建团队前,也许应该首先明确它的主要目标。在制订下次全家出游的计划前,先完成另外几件重要的事也许更有成就感。换句话说,在某个具体的时间点,你没必要、也不愿意全神贯注、面面俱到地考虑工作和生活中的每件事。不过,搞清楚哪些办法对哪些问题最管用,哪种视角在哪种情况下效果最好,是大有益处的。
我在这本书里提出了几个模型,共分成11个部分,各个部分都可以全面运用到生活中。各个部分都有简单实用的步骤,每个步骤也都自成一体,可以随时随地用来处理各种棘手的情况。你用不着制订“系统执行”计划,也能体会各章提出的具体方法的好处。我想大家会同意我的话:它们的总和大于单个相加之和。但依然存在一个不容忽视的事实:很多人不肯采用它,因为他们以为这套方法必须统一使用,拆分则无效。也有些读者接触了GTD模型,认为这套完整详细的方法本身太过烦琐,用起来太麻烦。其实,这套方法中的任何一个环节,都够大家广泛讨论和认真研究的。
GTD的原则环环相扣,这一点除了对“日理万机的专业人士”(他们深受我的前期著作的吸引)有好处之外,对广大读者也益处良多。举个例子,掌控工作流程的第一步,是想一想引起你注意的每件事,把它们逐一写下来,再分门别类归到一个可靠的“工作篮”里,然后再决定每件事的意义,考虑你该怎么做。把心里想到的事一一列出,消除紧张情绪(外在和内心),这条原则对你希望掌握主动的其他各项社会事务也很管用,比如跟孩子谈话、出席商务委员会议等。如果你彻底领会了这些提高工作效率、减轻压力的基本原则,把细枝末节抛在脑后(而不是放在心上),就会受益无穷。如果你明白了GTD原则隐含的意义,搞懂它们的作用原理,就能做到随心所欲,驾轻就熟。
写给那些熟悉GTD的读者
就我的经验而言,欣然采纳GTD的读者基本上可以分成3大类:
1. 以为自己懂了,其实似懂非懂。
2. 有一定的领悟,但是知道自己还没有充分发挥GTD的效用。
3. 掌握了它的精髓,在一定程度上真正做到了“高水平”的运用。
(也许你说还有一类读者:懂是懂了,但他们认为不值得去做。说实话,我还没听说过有这样的人,也许压根儿不存在吧。)自《搞定Ⅰ》初次出版以后,我这么多年从没听到有人抱怨GTD模型不管用。我听到的无一例外都是说:“太棒了,真好,真有举重若轻的感觉。我才刚入门,我觉得效果很好,可是我不知道怎么把它发挥到极致。”以及诸如此类的话。
第一类读者:自以为实践了GTD方法,他们采用了其中一部分方法且效果显著。如果你属于这一类,我想请你再把这个高效工作的模型完整地好好看一遍。人们对GTD的普遍印象是,它提出了处理电子邮件和文件归档的顶呱呱的好办法(的确是这样);这些方法取得了立竿见影的效果,许多人就此止步,不再继续前往下一步,比如,解决重要性排序问题的层面。他们也不再深究这些办法为什么管用,背后有什么道理。技术领域的GTD方法实践者大多很喜欢列清单的方法,比如列出各项事务,再加以归类和组织,至此也不再继续进到下一步,比如再想一想清单上的事务是怎么想出来的,为什么不能有遗漏。而这些问题才是提高效率的关键。
第二类读者:他们认识到GTD极具价值,却难以长期坚持运用。对这类读者,我想对GTD模型作出全新的深入阐述,提出运用这些原则的更多渠道和可能性,重新点燃大家的热情。GTD的实践者大多表示,他们希望能把它“坚持”下去;这本书会给你鼓劲,帮你做到这一点。
第三类读者:领悟到了GTD的真髓,也真正把它的原理用到了实处。这类读者属于极少数人。他们已经发现,GTD方法具有更深、更广泛的用途。如果你属于这一类,那么,我想用更多、更高级的方法,推广它的效力,巩固你的成功。你是终身学习的楷模,你知道自己在学习一门改变生活方式的课程。
写给那些不了解GTD的读者
《搞定Ⅲ》的目的是加深读者对GTD根本原则的理解,搞清楚这些原则为什么起作用,在无穷的应用范围内可以产生哪些正面结果,如果无视它们,又会引发什么样的不良后果。
你用不着先读过前一本书,也能从这本书中汲取智慧;不过,你可以把《搞定Ⅰ》当做这本书的有益补充。《搞定Ⅰ》内容扎实,条理清晰,它一步一步教你为自己量身打造提高效率的系统。书中还包含了大量实用的细节和方法,本书不再重述。不过我在这本书里总结了GTD模型的基本要素,还把读者的实践经验跟大家分享。经验证明,书中的方法是有效的,它们的运用范围还可以进一步扩大。
这里我将重点论述GTD之所以行之有效,是哪些基本要素使然,它为什么在各行各业引起众多读者的广泛共鸣。你会发现,它所包含的许多智慧,在当前和未来生活的广阔天地中大有用武之地。
我将把由GTD产生的一些普遍适用的方法告诉大家,这些方法今后还可以继续改进。新的方法也必然会出现。比如,如果《星际迷航》(Star Trek)①中的计算机研制出来,它能识别你在一般环境下的语音,程序也极容易设定,你只需对它喊一声,就可以发出语音指令:
“电脑!”
“我在,戴维。”
“我想要酵母面包。”
下个星期,食品店就按时把你要的东西送到了家门口。
“电脑!”
“我在,戴维。”
“关注层面—游玩,下次去纽约—雕塑展。”
你的日程表上一出现“纽约”,就会收到一封电子邮件,提醒你纽约当天举办的雕塑展。你重点关注的对象、兴趣和职责范围内的自动查看系统每6个星期在电脑屏幕上显现一次,其中就有“纽约的雕塑展”一项,在你预先列好的“游玩”一栏。
我写这本书的时候,这种计算机技术已经研发出来,只是暂时还无法推广。但它所暗示的高效行为模式,让我想到一个主意,把它用可靠的系统记下来,经过适当的处理、组织,在适当的时候反馈给你,现在和将来都是完全可行的。这时候,你要做的事(如果你觉得值得一做),就是想一想怎么独立完成这套“知识型工作者的高难度动作”。
如何使用本书
我强烈建议你在读这本书时,手头备一个记事本和一支钢笔,或其他录音设备也行。准备好这些东西,你就已经在运用书中的一项根本原则了—把注意力提升到意识层面,一有想法就马上记下来,其中也许有些事值得一做。记下来的事项可以引发各种相干或不相干的念头,有的也许包含重大信息,对你的将来影响深远。从现在起到你看完这本书为止,其间你的思绪会任意驰骋,天马行空,那么,千万不要错过这个机会,这里有一座蕴藏丰富的金矿呢!
手头常备一个小本子,想起什么就随手记下来,这是个好习惯,即便这个本子只是放在那里。你把它放在手边,这就是一种“假设的肯定”(assumed affirmation)①。它唤醒你的意识,让你对潜在的价值保持敏感。你的心态是“万一它有价值呢”,那么,也许后来它果真有价值呢。
《搞定Ⅲ》也能帮助你开展自我培训,你也可以把这个经过实践检验的高效模型教给别人—和你有关的人、你所属的团体。随着生活和事业的推进,我经常提醒自己别忘了这些方法的教益,因为我也要在各种情况下抓住重点,完成工作。我写这本书,不是因为GTD方法的奥秘已经挖掘殆尽(绝对不是!),我只是想把我对一些高效方法的认识与读者分享,因为我们都想、都能、都应该发挥它们的作用,让自己和他人受益。
我敢保证这本书能为你提供丰富的思想养料。迄今为止,我还没有遇到一个自觉的、心态开放、极具创造力的人,表示不想提升自己,不想站在最佳视角,全面掌控自己的世界。这本书没有给出最终答案,但是你可以通过可信赖、可操作的步骤找到最终答案。更重要的是,《搞定Ⅲ》提供了一幅路线图,它指引你找出该问的问题,找到执行最佳解决方案的时机和方式。
巩固成功
奥运会运动员早就知道,在参加比赛前,幻想自己夺得冠军时的情景,能大大地鼓舞士气,取得好成绩。为了取得类似的效果,我建议你现在先把这本书放下,在脑子里幻想一件你希望在读过《搞定Ⅲ》之后真的会发生的事情。
首先,想一想你为什么买这本书。书店里各类书籍琳琅满目,你完全可以买另外一本;现在你也完全可以做另外一件事。这本书究竟哪一点吸引了你?你希望从书中学到什么?
让我来猜猜你这么选择的理由。你希望在自己事务冗杂、力不从心的时候,能控制局面,分清轻重。你想让自己在必要的时候,有个万全之策,让你始终把握方向,胸有成竹,成为同辈中的佼佼者。过去你不敢冒险,但是如果有了合适的工具和技巧,你很想冒险做几件事。有了这样的信心,你也许就能获得辉煌的成功。我猜得对吗?
我保证,只要你善于学习,懂得抓住重点,并且有一定的自控力,那么,掌握一些简单的技巧,上述愿望甚至更加高远的梦想都是可以实现的。在本书中,我将带你穿梭于工作和生活的诸多层面。一部分有待改进的重要领域其实很平常,就像处理电子邮件、关心家庭事务一样平常。我想勉励你牢记终极目标,那就是,掌握这本书的精华,并不断修正自己,长期追踪各项事务,让它们有条不紊地进行。
本书没有现成的答案,而是让你自己寻找到答案
不要指望《搞定Ⅲ》能明确地回答你提出的一些具体问题,例如:我该不该换一份工作?我要不要重新开始谈恋爱?我应不应该买下这家公司?我们该养一只狗吗?但是,使用书中的方法,你可以自信地得出自己的答案。
《搞定Ⅰ》让我们看到希望,这正是全世界近年来翘首企盼的东西。它告诉我们,跟随正确的向导,走出隧道就是一片光明,每个人都可以从容地超脱于信息太多、变化太快、选择太多的喧嚣尘世。
《搞定Ⅲ》交给读者一把相信自己的决定的钥匙,这正是读者所需要、所渴望的。是啊,每个决定、每次行动都是一次冒险。你永远不知道,此时此刻,你是不是在做最该做的事。这个世界上从来就没有什么魔法能消除一切顾虑,以后也不会有。但是,我们可以通过几个具体的步骤来降低风险,提升做事的意愿和能力。在意识全面提升的状态下,对自己做的事情很自信,就可以做到从容不迫、游刃有余。
在这个物欲横流的时代,没有什么是完美、永恒、亘古不变的。如果你相信它们存在,一定会大失所望。我们努力在瞬息万变的世界找到一些隽永可靠的事物。要想以不变应万变,我们所能拥有的就是一套万无一失的方法。而洞悉我们自己和宇宙存在的真谛,才能让人释然,才可以找到最终的答案。不过,有句阿拉伯谚语说得好:相信真主的同时,请把骆驼拴好。

后记

《搞定1:无压工作的艺术》
结语
我希望这本书对你有所帮助—你开始体验到事半功倍的感觉,同时还减轻了精神上的压力。我真心希望你通过运用这些技巧能体会到“心如止水”的境界,并施展出你的创造才能。那些开始实施这一方法的人,总能够发现更加丰富多彩的内容。也许你走得更远,已经开始着手改造这个方法,以让它更加适合自己。
我相信,本书印证了许多你早就熟知的道理,证明了一些你长期以来坚持的行事方法,也许这会让你在这个日益复杂、令人紧张烦躁的世界里,更加游刃有余。
今天,到处都能看到关于成功理论(或模式)的书,而我写这本书的意图,并不是讲述成功学。相反,这本书的核心方法不会随着时代的变化而发生改变,而且每当人们使用这些方法时,总能够收到良好的效果。当你理解了这个原则,无论做什么事情,你都可以大大提高行动的效率。也许这就是所谓的返璞归真。
《搞定I》就是这样一本指南,它帮助我们进入精力集中同时又放松自如的状态,这恰恰就是获得最高效率时的状态。你也可以把它当做一个工具,当你需要时让它帮你恢复到积极的状态。
为了能够时刻保持良好积极的状态,你必须持之以恒,尽管到目前为止,你很可能还没有养成这些习惯:把一切事情从你的大脑中清理出去;每当事情出现在大脑中就作出决策,而不是拖到日后;回顾和更新包含了各种悬而未决问题的完整清单。我希望到目前为止,你至少已经建立起一个参照点,来评估以上行为所创造的价值。尽管需要花费一些时间才能够养成这些习惯,但千万不要裹足不前。耐心一些,享受这个过程吧。
最后,这里有一些推动你实施这一方法的小提示:
建立起用于个人组织整理的设施,安排整理你的工作区,准备几个工作篮,创建一个个人归档系统(在公司和家里),准备一个好用的计划手册,上面应该有完整的管理项目的清单。我还建议你付出一些行动,来切实改善你的工作环境。挂些照片,准备好笔,清理杂物,重新布置工作环境。让自己有一个崭新的开端。
预留出一些时间,让你可以整理办公室中某一个完整的区域,然后是家中的各个角落。把收集到的一切纳入你的系统当中,并采用本书介绍的方法对其进行处理。同别人分享你从书中得到的知识、你的实践经验以及感受(这是最快的学习方法)。
3~~6个月后,再回顾本书的内容,你会发现很多第一次阅读时漏掉的东西。只要你认真阅读,你的收获会比第一次更多。
与推广和使用本书方法的人保持联系,参与他们的讨论和实践。(可以访问GTD的官方网站http://www.davidco.com/,也可以直接使用邮件和电话联系戴维?艾伦的公司:info@davidco.com 或 805-646-8432)
愿你拥有更加精彩的人生!
《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》
总有各种意想不到的变化发生,因此我非常期待这些掌控工作游戏及人生事业的思想与技巧能够进一步得到发展和传播。我请求你提供反馈并积极参与。
在我们定期发布的简讯中,这些主题以及类似的主题仍将得到探讨。你可以通过我们的网站(www.davidco.com,网站上还有其他免费的效率提升材料)或发送电子邮件到customerservice@davidco.com免费订阅。
祝你万事顺利。
你准备好了吗?
《搞定3:平衡工作与生活的艺术》
那些一心面对现实、不受过去羁绊、不为未来发愁的人们活得充实,而且他们的人生很圆满;他们发现了知足常乐的秘密。—奥尔本?古迪尔(Alban Goodier)

如果说人生是一段旅途,不是一个终点,那么,GTD方法就是要指引你前进,让你作出明智的举动。换句话说,就是教你学会有始有终,做事把握方向,摆正视角,体现自主。它没有给出具体的答案,也不是万全之策,而是一套可以运用的方法。而你参加比赛的获胜之道恰恰在于方法,而非最后的得分。
如果说难就难在“全力以赴”,即在工作和生活中积极地、建设性地表达自我,经历人生,那么,有没有一套具体明确的办法,可以让你学会,可以用它来达到圆满的结果呢?我希望你读了这本书以后,能作出肯定的回答。在如水般流淌的岁月中,的确有些好办法可以用来处理生活中的新情况、新问题,达成我们的意图。这些方法虽说能被人理解,而且普遍适用,却不会自动起效。形成一定意识,适当地、系统地加以运用,能够显著地改善办事效率,不过,前提是你的系统必须管用,而且你必须自觉地运用它。
我用一本书的篇幅阐述了我们在生活中获得掌控、摆正视角的各个步骤和层面,目的是说明和探讨相关的具体内容,强调在不同的时候、不同的情况下必须采用不同的工具、方法和手段。其实,我们处理生活和工作问题时经常是抓到什么用什么,很少遵照一套条分缕析、规整有序的程序。
虽然我熟知掌控的各个步骤和层次,却很少有什么时候刻意想到它们。我尽量只留意那些最让我操心的事,尽量将它们又快又好地解决,让大脑重获清静。不过,我训练自己掌握了GTD模型以后有了信心:我可以用一套正确的行为和思考模式来处理面对的复杂情况。
之所以要对这套方法孜孜以求,是为了确知,必要时你有能力运用正确的工具和方法。虽然你有能力主持召开小组和家庭会议,商量长远目标,却觉得处理电子邮件有些力不从心,那么,你的心力就会大大削弱。你能果断地执行具体的任务,却不清楚怎么向老板进言,提出改进战略的主张,那么,你就无法始终保持“舰长和指挥官”的状态。
好在这些难题都可以用5步掌控法和6个层次加以解决。我要重申,我虽然想把这个模型变得更简单,却做不到;如果模型再复杂一点,又会损害它的普遍适用性。我尽力避免把它简单化(削弱功能),也避免把它复杂化(超乎必要)。
有意思的是,人们出于实用,贯彻了这套原则以后,发现工作压力大大减轻,进而把它们推而广之,用于就事论事地处理生活方面的问题,从而验证了这本书的副标题。这并不意味着他们朝九晚五的生活变得支离破碎,也不意味着他们处理家庭事务时成了冷冰冰的机器。只不过他们明白了一切道理都是相通的,找回了把工作当游戏的乐趣,也在私人生活中获得了更大的自由和主动性。
我希望这本书可以教你掌握一些没有时间性、放之四海而皆准的方法,从而收获累累硕果。我怀疑我论述的这些道理,其实你都明白。但是我想,只要书中有些内容是亘古不变的真理,即便再次相逢,依然能够拨动你的心弦。我可以肯定地告诉你,在本书写作期间,我对这套方法的认识大大提高,感触也更深了。我也是跟大家一样,还得继续学习。
某大学的一名管理者用下面的话描述了他的感受:
我深信我还没有彻悟,因为每次我满以为已经掌握了它的精髓,结果却总是再听一遍后又有新的收获。我自认是善于学习的人呢!我每听一遍,觉得悟性强了,理解得深了。有意思的还有,我心目中重点关注的对象一直在变—我参透了一个层面,另一个被我忽视的层面又冒出来,把我吸引住。那感觉相当奇妙。我回想起来,你说过会出现这种情形,不过,我没料到这么奇特。
这是鼓励你在将来某个合适的时候,再把这本书的内容读一遍,总结一遍,体验一遍。
运用GTD方法,尽量检验它,看它有没有用。要把它运用到一切需要加强掌控、摆正视角的场合,把这些原则和方法教给孩子们,在市镇会议和董事会上运用这套办法,劝你的妻子(丈夫)、上司或秘书也来学习这套方法。把它们融入你的日常交流中,变成你的口头禅吧。
“你最操心什么?”
“你希望达到什么结果?”
“下一步怎么行动,把它继续推进?”
“你对某事发生兴趣,真正看重的是什么?”
“你用什么来追踪这件事?最好把提示信息放在哪里?”
……
请你把从《搞定Ⅲ》中获得的心得体会与大家分享。让我们共勉:这些办法效果越好,用得越多,我们大家参与社会生活就越积极,越轻松。操作电脑、召开员工会议、了解孩子们的新动向、起草提案、在街上散步等,乐趣就更多。一切尽在掌握是个纯粹的方法问题,方法近在手边,圆满的结果自然水到渠成。

文摘

插图:



《搞定3:平衡工作与生活的艺术》
第18章
实际运用
人们不关心你遭遇了怎样的惊涛骇浪,只关心你的航船有没有顺利抵达港口。
—劳尔?阿姆斯托(Raul Armesto)
这本书提出的流程在日常生活的实际运用中效果怎么样?“格雷西的花园”显然是现实生活中类似案例的提炼和浓缩。各种各样的模型向来都是完善、规整的,实际生活则不然。我们在生活中遇到的事情五花八门,形形色色(毫无秩序和规律可言),案例研究和比喻、寓言根本无法涵盖。你读到这里,也许会觉得,你目前的生活就变幻莫测,好像雾里看花,根本不像我在书里描述得那么清晰。我自己也常有这种感觉。不过,我在书里描述了几个稳定不变的参照点,你可以用它们来检验,你是不是一直在进步,而且一以贯之。
我试图描述怎样一步一步获得掌控和摆正视角,它们的先后顺序是基于我的经验,我觉得这样最容易取得效果。捕捉、明确并把引起你关注的事务条理化;在活动所涉及的各个层面逐项追踪和总结它们;果断执行,采取当时看起来是最好的办法的举措;这个流程几乎不会错。作为一整套配合默契的思考和行动方式,它有助于你在生活和工作中达到并保持“舰长和指挥官”的境界。
有难度
你也许意识到了,很难一直保持平衡、放松和专注的状态,因为事情是复杂多变的,出乎意料的新问题让人应接不暇。鉴于这种情况,这个理想的自我管理模型的完整性和稳定性很快就会受到损害。一大早时你比往常快半拍,上午一连接了3个紧急电话、得知一个重大项目发生了意外、咬了一口硬饼干把牙冠撬松了、收到得花一上午才能处理完的电子邮件以后,节奏就变成慢半拍了。你发现,你不得不想办法把千头万绪集中起来,为下午的工作理清重点。意外也可能是你的人生伴侣得到一次发展事业的机会,要求你更换工作,于是,你不得不重新思考多个关注层面,才能重获平衡;或者你发现自己怀孕了。
要想生活、工作齐头并进,遥遥领先,并不是让一切事务井井有条,纹丝不乱,而是熟知人生地图的横向和纵向坐标,一旦遇到突发状况,能够马上重新找准定位,为自己指明接下来的前进方向。
你知道什么时候该马上处理电子邮件,什么时候可以暂时将其搁置?什么时候该召开员工会议(安排哪些事务),什么时候开会是在浪费时间?什么时候该陪孩子们散步,什么时候该一个人出去走一走?什么时候该回头总结一下项目笔记,补充新资料,而不是接着起草长篇大论的提案?人们一直在面对和处理这些问题,每天要作出上千次决定。你每想到一个问题,都把它想得比其他事情更要紧。作出明智选择的奥秘在于铺好一条道路,沿途做好标记,让你能一路上目标明确,行为妥当,最后取得最好的结果。
为意外作好准备
若是你跟我一样,大概不觉得自己一贯聪明、自觉、情绪饱满。有时候你机智敏捷,有时则迟钝呆板,畏首畏尾。问题在于,你在思维敏捷、精力旺盛的时候,很容易失去时间感,以为这种状况会一直持续下去。真正的聪明人明白,这种状态持续不了多久。他们有这种意识,就会自觉地建立一套流程和结构,让自己在精力涣散的时候,也能做事精明。不聪明的人,才不会未雨绸缪,提前为脑子不灵光的时候作准备。
使自我管理难上加难的是,最该做的事往往是你觉得最难做到的。你需要制订计划,却根本抽不出时间。你需要休息,却是压力极大、必须全力以赴的时候。你该处理一些鸡毛蒜皮的生活琐事的时候,却必须持续关注“战略性”问题。
现实生活很少符合你在某个时刻的心情,所以,建立一套方便好用的结构,把掌控和视角的因素面面俱到地处理好,用它使自己的内心和外部世界保持平衡,是明智之举。
运用工具和窍门—启动系统
再没有比顺手的工具、舒适的环境、简单的行为指导更能让你提高效率、如虎添翼的。在宜人的工作环境中,依靠灵巧的习惯和程序,以适当的工作节奏执行事半功倍的举措,也容易赢得比赛,让企业的经营取得成功。
换句话说,你要有个好的系统。我有位朋友是某大型制衣公司的质量和研发主任。他告诉我,他们的研究表明,业绩提高的举措绝大多数源自系统的改善,额外的激励和提高智力水平长远看来对绩效的提高可以忽略不计,效率提高几乎全都是改进工具质量、采用新流程的直接结果。他在评价GTD方法的价值时提出了自己的观点:企业的制度改进虽然可以提高机械的工作效率,GTD方法却是高效思考步骤的首创。
我只能同意他的话。行政思考是每个人(不光是行政人员)必须用来确保工作顺利的流程,流程一旦被认识和领会,就必须加以强化和流线化。
最近某全球知名企业启动了一系列运用GTD方法的开拓项目,对象范围涉及领导层、他们的直接下属和助理。他们把获得掌控的几个好办法介绍给大家,特别强调了电子邮件、会议和工作流程管理,就在每天的工作中节省了不少时间,显著提高了决策、规划和创意思考的质量。人们并没有因为培训变得更聪明(虽然大家觉得学会了把脑力用对地方),工作也没有更卖力。他们不过是运用了捕捉、明确和组织整理等步骤(都是GTD系统的组成部分),消除了导致精力涣散的因素,消除了未经处理的“材料”对心力的消耗而已。
这些掌控和视角要素看似简单轻巧,养成习惯长期坚持下去好像也并不费力,真正做起来却不见得那么容易。是的,虽然把工作当游戏、把生活当工作,让两者齐头并进的最佳计划是微妙的内心思考的结果,拥有现成的最佳结构,引导明智的思考和专心一意的执行,却能起到事半功倍的效果。
建立系统的结构
根据多年的经验,我们注意到有几个关键要素与轻松地运用这些步骤取得预期效果关系重大。每个要素都能显著地帮你克服下意识的抵触情绪,养成自觉运用的习惯。你在忙得不可开交的时候(比方说紧张的工作日的上午,比方说你要同时照顾两个孩子,一个3岁、一个6岁),很容易把所谓的流程忘得一干二净,因为你必须自觉地开动脑筋,必须刻意努力。你的自我管理法必须具备思考和组织的硬件和空间,它们的品质越高,用途越大,方法越简便,你就越容易获得掌控和摆正视角。
一定要用方便好用的捕捉工具
你要把源源不断地出现在脑子里的想法、信息和事务抓住,客观地加以陈述;要尽可能地让这个过程变得简单有趣,并养成雷打不动的习惯。这些年我打过交道的人为数不少,绝大多数成年人在改变行为模式时,遇到的最大、最难的问题是学会把必须处理的一切事务写出来,再用一套程序加以处理。这个习惯(也许你还没有养成,赶快行动起来吧)可以产生惊人的效果,因为它是GTD方法全套宝典的入门法则。
现在你手边有什么东西可以用来写字或者录音吗?你手头常备有这样的东西,以便晚些时候再对里面的内容进行处理吗?如果没有,我建议你准备一个笔记本和一支钢笔,袖珍录音机也可以,把它们随身携带。家里、办公室的电话机旁边也要常备一个笔记本。不管在家还是在办公室,你在书桌前坐下来的时候,要有一个翻开了新的一页的笔记本。在你动脑筋想问题、在你会见别人的地方放一块白板。考虑买一个心灵地图、描画轮廓和其他格式灵活的头脑风暴软件。考察一下有没有可以把电话信息转换成电子邮件的誊写服务。一定要把你看着舒服、用着顺手的工作篮摆在你的工作台前或者家里合适的地方。在你的公文包里装一个塑料或者聚乙烯文件夹,专门用来捕捉你想到的念头。
生活中,我要随时保持大脑清空、事务有条不紊,最重要的工具莫过于可以放进工作篮、随写随撕的即时贴,从不离身的袖珍记事本和公文包里随身装着的红色文件夹。
我把这些东西看得很牢,没有一样东西落在外面,它们始终是我重要的掌控手段。随着年龄的增长,我经常在一些毫无关联的地方想出妙点子(这是成熟而不是衰老的迹象!)。我在研讨会的空隙喝咖啡的时候,想到6个月后的大项目。我在项目会议上,想到要去商店买几样新奇的小玩意,以备几天以后招待客人之用。我知道,我在这些场合捕捉到的一切都各有归属,在合适的时候将得到妥善处理,那感觉真是太好了。
我的经验是,你在工作和生活中的资格越老,责任越大,你在工作场合以外想到工作中的好主意,在家庭范围以外想到与家庭有关的妙点子的可能性就越大。你的责任多了,在履行这些责任时,更要抓住重点,主次分明。你在全力以赴处理一件事的时候,没有工夫操心别的事。大有深意的奇思妙想往往是在最奇怪、最离谱的时间和地点想到的。养成良好的习惯,善于利用工具,在它们一冒出来就牢牢抓住,并尽快作出处理,是标志性的“舰长和指挥官”型体验。
建立日程表和行动清单
你也许已经习惯了在工作中用日程表记事。一定要保证它的标记和提示信息全面而准确,你能信任它,看到它就一目了然,它显示的时间表一览无余。
如果你还没有这么做,就请你想一想怎么归置提示清单,如电话、外出事务、电脑事务、家庭事务、“等待”清单等。如此分门别类以后,就可以用文件夹、活页笔记本、行动软件和文件夹软件轻松进行管理。如果你此前没有接触过这套方法,想试试看效果如何,我建议你用简单的、用得顺手的工具来安排这些提示信息,并使之条理化。
设立专项事务清单
你希望设立和保存无限量的清单,随时找到自己想查看的内容。你想把自己在每个关注层面想到的念头一一捕捉,比如目标、年度计划、长远愿景、个人价值观等,为了便于查阅,必须把它们条理化。
这种专项事务清单使用纸质规划书效果很好。你也可运用格式自由的多种软件,比如微软Outlook的Notes功能或Lotus Notes的Personal Journal数据库。只要它能让你创建条目,把问题分门别类地整理好就行。
设立参考系统
数字和纸质的参考资料可谓浩如烟海,你需要把内容庞杂的资料整理好,做到用起来便捷舒适。如果你没有建立参考系统,没有使它发挥作用,“材料”就容易大量堆积,其他条目的提示清单和资料也很难一直保持井井有条、条理分明。
在办公室、家里和中间地带建立有效的工作台结构
要想赢得工作(作为游戏)和生活(作为工作)的这场竞赛,你要做一项重要投资,即准备好一个工作台,用于思考和处理各种事务。你在办公室和家里都要准备一个工作台(如果你不是在家工作),还要准备一个可以随身携带的微型工作台,以便你在出差或出门在外时保持专注、条理和高效率。
最能督促你保持自主性,最能刺激你的创造性思维的,莫过于有个舒适而一应俱全的地方,能让你施展拳脚,处理各种事务。工作台给你的感觉应该像是飞行员的坐舱,操作和通信工具、任务提示、辅助和参考资料、激发创意思考的玩意儿尽在眼前,触手可及。如果你没有这样一块地方,或者你的工作台乱七八糟(以你的标准),乏善可陈,那么你将不得不花费一定的时间进行收拾整理,而不能一走进去就真正用它做事。你必须能够随时进入工作状态。
你还应该在办公室和家里有自己专属的一块领地,由你安排和掌控,在你埋头工作时不受其他人干扰。可用的空间不必很大,但它必须是你的,由你做主。
当然,如果你有一间虚拟办公室,也就是一个收纳处、一套工具,起到类似移动的办公桌的作用,也能大大提升自由感,加强你专心做事和自主掌控的能力。一个好用的公文包或者提包就成了必备品,我有几只款式和功能不同的手提包,满足我在不同时间、不同地点的需求。
把系统充实起来
把结构和系统安排就绪是一码事,让它帮你卸下心理包袱,起到记录和提示的作用,派上大用场却是另一码事。系统的内容如果不充实、不全面,大脑只好继续费力地追踪诸多事务,收集各种信息。
完成大脑清扫工作
如果你是刚刚起步,想试一下我建议的办法,首先要彻底捕捉残存在你的大脑、潜伏在周围环境犄角旮旯里的一切。你要在生活和工作的地方做一番全面的现场检查,把引起你注意、需要加以处理的一切事务牢牢抓住,整理好提示信息。
既然你现在还没有养成几十年如一日的习惯,那么,你要借助外在的工具,把残留在脑子里的想法撬动,使之外化。附录1中的“未完成事务提示清单”可以提供有益的帮助。有了好的捕捉工具,就迈出了重要的第一步,但是,养成常年坚持、牢不可破的习惯,才真正难得。如果你在阅读这本书的过程中,脑子里冒出了什么主意,我希望你已经用一些办法把它抓住,保证不让它溜掉。
用项目和行动来改进你的系统
你是否还可以做点什么,让系统更完善?你会想到一些极好的项目和行动,它们能改善你的流程。如果你决心落实,一定要把它想得很具体,比如“最后完成自我管理系统的设定”。把它作为一个开放的项目列在项目清单上,经常评估,把它不断向前推进,直到满意为止。
为整理腾出时间
整理要花时间。我在第5章“获得掌控:明确意义”中提到过,光是处理每天收到的新问题、新情况,每天就得花一个小时左右时间。这是高效率的时间分配,你要趁这工夫思考、决定、执行简单的事务、筛选资料、沟通、明确和条理地安排新的工作。你不可能在绞尽脑汁地完成艰巨的任务或开会时作这番梳理。不少管理者发现,留出上班的第一个小时处理这类工作很有好处,却很少能抽出时间不被打扰。有的人工作环境稳定,可以上班第一件事、下班前最后一件事做清理战场的工作,不过,很多人也许只能“抽空”整理自己的工作篮—他们一整天都很忙,只好忙里偷闲。
关键是要明白,它要花时间。如果你一整天会务繁忙,分身乏术,那么,整理工作会至少滞后一小时。这种情况本身没有错,只要你心里知道这件事必须“加急处理”。但是,许多人似乎不认可、不接受这个现实,徒然地设法弥补失去的时间,却劳而无果,备感挫折。这就好比抱怨冲个澡占用了你的时间!有些人知道整理需要投入时间和精力,养成了在工作和生活的紧张间隙腾出时间的习惯,而不是喋喋不休地发牢骚。
每周回顾
每天的整理很少能做到板上钉钉、毫厘不差。每周回顾却不然,如果你还没有养成习惯,最好把它记在日历上。每周回顾一次,你可以对自己的世界重新作一番瞭望,这对你明智地分配时间、精力专注、顺利执行自己选择的工作至关重要,它的好处不言而喻。①
我建议你抽出连续两个小时的安静时间。我确信,你会好好利用这段时间,即便你的每周回顾用不了两个小时。如果你留出了专门的时间,知道自己可以把滞后的工作做完,就会在整个一周里保持轻松的心情。
执行关注层面高度的活动
要想给予足够的重视,2万到5万英尺摆正视角的商谈、交流和决策基本上都要专门抽时间进行。部门总结年度计划,与人生伴侣到风光秀美的地方商量未来的生活方式目标,与老板一起对工作作一番总结,这些谈话很少是即兴想到的。你必须自觉重视,主动计划,专门安排时间。
如果你想在更高层面摆正视角,就必须考虑采用什么形式,请谁参与,并在日程表上标记执行时间。
使用这个系统
设立你的系统,把各项内容填充就绪,顺理成章的第三件事是把它付诸运用。一切结构的最终目的不外乎给你的生活和工作提供便利,使之顺风顺水。
你在多长时间内搁置那些可能有意义、有价值的事务不予处理,却不影响你的自主掌控感和适度的专注,当然全在你自己以及你的具体情况。关键是看你是不是一旦决定整理,就能尽快把它们整理一新,并且对结果很满意。这也是GTD方法让人气定神闲的原因所在—你不必加快脚步,不必更加卖力地工作,却知道一旦情势所需,你能做得很好。造成失控感的是悄悄潜入你的生活和工作中的不明事务,它们噬咬你的神经,造成焦虑感。
下列方法可以帮助你树立一旦情势所需、自己能够担当的信心。
使用和及时清空工作篮
现在,这个办法应该是不言自明的(如果你还没有行动起来),你要养成使用工作篮的习惯,用它来营造掌控和放松感。工作篮的作用不是把东西放进去即可,你还必须再把它们全取出来。有一条标准需要不断强化,直至你习以为常:把你用于收集的一切工具全部清空,包括电子邮件、便条纸片、语言留言机等。目的是每24~~48小时,让工作篮达到清零状态。任务积压的出现在所难免,但这种情况应该是例外而不是常态。
每周回顾
我必须再次重申,要想掌控引起你关注的事务,最好的办法莫过于每隔几天作一次回顾,及时处理新问题。你要督促自己这么做,并长期坚持下去,这是可以让你终生受益的好习惯。
经常重新评估和更新你的系统
一切东西都会过时。你的生活在变,责任在变,你某方面的能力在加强,另外一些方面在减弱,你的兴趣爱好也在发生转移……变化永无止境。只要你知道自己一定会回过头来,对当前事务作一番彻底整理,心情就会大为释然,也肯放远目光,信心十足地大胆探索。
这种总结回顾和重新调整可能也是你希望定期作的:清理文件归档系统,重新思考清单的管理和现在可以尝试的新方法、新技术等。
作这番总结的一个好办法是定期搬迁:办公室、家、电脑系统等。不管什么时候,只要你必须连根拔起,再重新安置—家庭或者办公地点迁址或者数码资料大转移,你都可以以此为契机(有时候是十分必要的),对资料和系统作一番彻底整合。如果你不可能经常搬家,也做不到定期转移数码资料,那么,你定期检查(至少也要对此持开放态度)自己的系统也好。这是实践那条基本告诫的好地方:关注引起你注意的事。如果你觉得,文档过期、储物间杂乱不堪、电脑资料很难查找、花园小屋里的园艺用具到处乱丢,这些让你心神不定,那么,你该赶快创建新的项目和下一步行动,让你的结构重新焕然一新。
我每解决一个问题,并把它从清单上勾掉,都会如释重负,并且马上冒出另一件绝妙的事取代它的空间。我还发现,问题不在于你身边有多少件事等待处理,而在于你心里对这些事是什么、分别该怎么处理有没有谱。
那么……
你也许注意到了,我上面描述的设立、充实和运用这个自我系统的步骤不外乎常识而已,你对它们并不陌生。但是,我希望这番对获得掌控、摆正视角的探讨能让你在大背景下理解它们的用途,掌握它们的结构和行为模式,进而激励你行动起来,提高自己的工作效率。关键在于去掉妨碍它们发挥作用的因素,让你能够在必要时回归“舰长和指挥官”的模式。
如果你自觉应接不暇……
你怎么知道自己该收集、处理、组织和总结呢,还是简单地执行?究竟哪一步最重要?答案又回到了本书的主旨:什么引起你的关切?这5步中哪一步比其他步骤更要紧?它们是相辅相成、共同作用的,一般来说在重要性方面没有先后,只在特殊情况下你才可以问:“这个链条中最薄弱的环节在哪里?”虽然你的工作篮里堆着大量待处理的材料,但是也许你该执行某些重要任务,因为它比清空工作篮更要紧。有些时候,把众多事务安排妥当,使之各就各位是当务之急。不过也有些时候,首要工作应当是退一步,总揽全局。
如果你不知道自己此刻该干什么,我建议你清理一下工作篮,把积压的工作处理完。这么做有几条理由。首先,它有助于清空残留在你大脑里的材料,让你敏锐而清醒地进行思考。其次,它把你的可选行动一网打尽,明明白白地摆在你面前。第三,它可以充当一道维护和预防的关口,让你能够随时接纳难以预见的新情况。然后,你知道自己在游戏中稳操胜券,明白自己能清空大脑、取得进步、想出创造性的高效率的新做法,那感觉再好不过了。
《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》
第一部分
理清头绪,发挥创造力
情况糟透了。因为手头有太多的工作,我们根本没有时间去逐项完成。如果不是要做这么多的工作,我们在细节方面会处理得更好。小小的蚊子可能会让你捕杀大型猎物的努力落空。成功固然在望,道路却充满艰辛。有时候,提高效率最有效的途径就是摒弃陈腐观念,处理好未完成的事务,以及清除各种障碍—影响前行的种种琐碎事务。
第1章
理清思路,确立新方向
无论是重大项目还是一堆有待清理整理的旧任务,只要能够及时完成,都可以为将来的工作在精力方面打下更扎实、更可靠、更全面的基础。我们经常拿不准随后会出现什么情况或要解决什么问题。在这种情况下,你只要毫不拖延地清理或完成某件事—你面临的最显而易见的事务—就可以了。很快,你就能够搞清楚随后将要发生什么事情,而且你也已经作好准备,在各个方面都能作出更有效的反应。请整理一下办公室的工作篮,清理一下电子邮件,或者整理一下办公桌的抽屉。不管怎样,你一定要抽时间去做。
为未知情况作好准备了吗?
有件事情,很可能在几天之内将要改变你的世界。现在你对这件事一无所知,也不知道它跟什么东西有关,但它是注定要发生的,注定要让你遭遇意料之外的突变。这件事可能很快就会发生,也可能在一段时间之后发生,但一定会发生。请相信我。
在你的日历上,在从今天开始四周之后的那一天所在的位置,请一字不差地写下这句话:“戴维?艾伦一个月前曾说过,有一件无法预料的事情将会对我产生重大影响。”看你能不能证明我说错了。
你准备好了吗?因为感觉局面更加难以控制,这一意外事件是否同时会让你有雪上加霜的感受?或者,你是否要将其视为发挥创意从而达到表现自我、奉献自我新境界的良好契机?新的经历总是会让你在前进的道路上遭遇突发事件,你是如何准备的?
我认为,大致说来,无法预见的机遇要在两个层面加以应对。
1. 精神层面:假如上帝代表着万物,而你只是万物之一,那么只要放松身心即可。
2. 所有其他层面:这一层面你必须有条有理地筹划好,以便可以根据需要作出调整。
亚洲有句谚语说得好:“平时多流汗,战时少流血。”军队的这一模式有一定道理。在军队里,你要么是在作战状态,要么是在训练状态。大部分人只是在下面的情况下才作好改变的准备:开始漫长假期的几天前,离婚后不得不变卖全部家当搬离居住地的时候,或者生活中的某个重大事件迫使他们重新反思一切、想清楚他们的承诺和“材料”(stuff)的时候。在这种情况下,他们开始整理、废弃或重新制定与自己和别人有过的“协议”。
我建议你每周都这样做。你要把自己的事情安排得有条不紊,这样一来,如果员工会议未能及时召开,你也可以整理一下工作篮,或阅读那些堆积如山的资料。要么在等待配偶的时候,你可以看看自己是否可以用这段时间打个电话,完成某项事务。据我了解,在这个星球上,没有几个人高度重视自己的时间和手头的工作,努力让分分秒秒发挥最大效果。如果你没有这样利用自己的时间,我就要问了:为什么不这样做?
你上一次更新自己的项目清单(仅靠一项行动无法完成的那些工作),使其符合最新的进展、把各项工作安排得井井有条是在什么时间?这项工作的搁置程度也就是你承受不必要压力的程度。
即使目前还不具备,你也一定要准备一下随时可派上用场的捕捉思想的这种工具。无论何时何地,只要有新的想法产生,你就应该及时加以记录。你需要的是能随身携带的一种工具—不管你是在海滩上、健身俱乐部里、办公桌旁,还是准备外出用餐。如果你把它跟钱包放在一起,那将很有帮助。随着年龄的增长,无论是在个人生活中还是在事业上,你都会变得越发明智、更加老练,而你对某件事情最出色的创意,也就越有可能在不可能实现的时候诞生。
你或许也明白,你应该把头脑中具有潜在价值或代表与自己及其他人潜在一致性的一切都充分加以利用。但要实践这一点,你首先要在它出现时能及时将其用文字记录下来。阅读这部分内容之后,如果想到任何“要做的事情”,你会把它记录在哪里?袖珍笔记本、3×5英寸卡片、微型录音机,随便什么都行。
把这种随时可以应用的思想捕捉工具准备妥当,让它像生活必需品一样发挥作用。外出时如果不带这种工具,你应该感觉就像赤脚外出一样怪异。这样它就会引领你进入创造性思考和工作的全新境界。
顺便想想……
? 你那些潜在的可清理区在哪里?
? 拿不准还有什么事情要处理时,你接下来会如何去做?
? 今天你能谅解哪些事情?
第2章
知道哪些事情自己尚未做,你才会为之心安
压力的根源在于自己没能履行协议。要缓解压力,只有通过解除协议、履行协议或重新商定协议。但是,如果与自己达成的某些协议已经忘记,你就无法与自己重新协商。由于人类的心理内存没有过去与未来感,那里存储的东西会一直敦促你去将其完成。要减轻压力,你必须把这些事情变成要自觉完成的任务,而且要始终如此。
“井然有序”为何经常失效
几天前,一件平淡无奇的事情再次让我很受震撼。很多人对“井然有序”很敏感,因为他们虽然在工作中使用了项目清单,但却一次次与成功擦肩而过。这些清单之所以没有奏效,主要是因为它们试图将截然不同、相对独立的功能融入一个事件、一个背景之下。如果你尽量把某件事情搞得过于简单,就会让所有其他事情显得更复杂、更困难。是的,我们大家都曾面临诸事临头的困窘局面,而且通过“列出清单”确实也可以获得暂时的平静,但这些治标不治本的手段作为长期战略并没有效果。
坐下来列清单时,大多数人实际上是在竭力融合我们为掌握工作流程所确定的5个阶段:收集、处理、组织整理、回顾和执行。同时他们也在努力理清思绪,确定各项工作的内在含义,以某种符合逻辑或富有意义的方式加以安排,匆匆忙忙地权衡轻重,然后决定要完成的“最重要的”工作。这样做的人得到的回报通常是混乱局面暂时得以消除,但令人痛苦的是,他们可能要面对那些没搞清楚、未加处理、有待整理以及未加重视的事情带来的不良影响。
在多年的研究及培训过程中我们发现,工作流程管理划分的不同阶段,工作最好单独完成。首先你要收集自己头脑中的大大小小的各种想法;然后你需要评估清单中的每个项目,考虑一下,“这事可行吗?”如果可行,结果会如何?下一步该如何行动?随后,你要把这次思考的全部结果进行整理归类。在这个时候,参考决策的各种标准(时间、精力、背景、轻重缓急等),清楚地审视一下自己面临的种种选择后,你就可以作出最佳选择。
自我管理十分简单,但不能简单管理。
找一支书写流畅的笔,花上5分钟时间,把头脑中出现的各种想法都“倾倒”在纸上。不要马上分析或整理。如果你写下的内容有意义,过一段时间之后你会明白的。现在需要做的,就是“倾倒”。要让自己有专心做一件事情的自由。充分发挥你的创造力,做一个梦想者,表达并记录下你的全部想法,不要考虑将其付诸实施的任何责任问题!然后,等你准备成为管理人员时,你可以回头思考一下这些事情,确定它们的意义以及你要采取的行动。之后,你就可以以管理者的身份出现,在所有这些选择项中,作出符合时间和地点的战略选择。每件事都是一项艰巨的任务,需要全力以赴,还需要具备优秀的洞察力。不要把它们混为一谈。
顺便想想……
? 你上次毫无保留地“倾倒”内心的想法是在什么时候?
? 你有自己不愿意看到的待办事项清单吗?
? 假设不必担心自己没完成的事情,你将会怎样呢?
第3章
理清承担的任务,可以更好地选择新任务
不了解自己目前工作的整体情况,你就无法充分认识到哪些工作是你不能承担的。由于品性正直,你不忍拒绝无穷无尽的新任务。如果你有意识地去了解一下自己承担的全部任务,你的正直品性将迫使你去区别对待甚至拒绝接受新的任务,因为你对自己的能力有了更清楚的把握。例如,假设你把要阅读的材料放得随处都是,那么你恐怕很难从头到尾读完其中一部分。把它们都集中在一个地方,只需花两分钟浏览一下,你就可以读完许多材料。
如果中心成为边缘
我所在的工作技巧培训界有个贯穿始终的话题:自由与控制的理想结合点在哪里?在什么情况下,组织会过于死板?控制会过于严格从而成为限制?另一方面,在什么情况下,宽松的环境会失去效果?开放思维会让人精疲力竭?无忧无虑会变成漠不关心?
我们习惯于认为界限会限制我们的行动,例如有人会说:“不要阻拦我。”但我们也接受过这样的教导:要完成某项工作,我们要被施加压力、拼命努力才有成效—“要埋头苦干”。到底哪种方法最好呢?
这并不仅仅是一种理论或哲学层面的探讨。如果每天收到400封电子邮件和100封语音邮件、每天遭受50次意外干扰,那么你就必须面对自由与控制的选择问题。因为上述因素的存在,热衷于自由的人会感到沮丧,认为受到了干扰,所以选择漠视这些影响(那些轻松有趣、确实“热门”的问题除外)。或许是由于担心各种因素之中会诞生更宽泛的工作重心,控制狂则是通过各种规则、媒介以及涉及细微环节的层层文件夹来限制生活的范围。
每个人都可能跟这两方面发生关联。我们希望有能力控制,但却不希望受到约束。问题源自通常与“控制”观念相伴的一些消极内涵(以及实际经历),因为“控制”具有约束性和限制性,就如同被囚禁在监狱中一样。有一种方法可以从这两个方面同时获益。具体做法就是通过两种基本手段开展工作:专注与合作。
把这两种手段结合在一起,我们就可以拥有我们渴望的自由和需要的控制,从而充分提升效率。无论是从物理学的角度看,还是在日常生活中,专注都是获得力量的关键,合作则是促进能量有效流动的润滑剂。这一点可以在优秀运动员的身上得到完美的体现。他们极其专注,高度注意比赛现场的情况,能充分利用自身力量去取得最佳成绩。
要处理好电子邮件,你也必须专心致志。当前你正在做什么?每次邮件交流与你所做的工作有何关联?而且你一定要具备合作精神。电子邮件就在那里—都是你写的或至少是经过你允许的,因此你必须制定某种策略、创建某种流程来处理电子邮件。两种方法可以相互促进。为了超越阻力、避免干扰,你必须与自己以及周围的世界合作,这样你才能够做到专注。为了把握事物的本质更好地与人合作,你也必须集中自己的精力。
要想妥善处理生活和工作中的种种事情,你需要密切关注当前所做的事情,需要高度的自觉意识,还要主动接受自身世界的种种细枝末节。这种境界听起来可能很容易达到,但是,要始终明确自己当前的作为和前进的方向,要明确自己承担的任务并以积极合作的态度应对未知的因素,可是需要高明的手段。如果能做到这些,你也就可以集中全部精力去完成当前的任务了。
顺便想想……
? 你真正希望摆脱的是什么?要达到这个目的,在哪些方面需要哪些规则限制?
? 在哪些方面你可以更加放松?
? 在哪些方面你可以加强管理?
第4章
要实现未来的目标,首先明确当前的位置
除非你清楚自己所在的位置,否则地图根本没有任何价值。确定自己的时空位置可以为你的行动提供参照点:还要付出多少努力?要朝哪个方向前进?客观地评估自己当前的现实情况有助于减少混乱,避免出现偏差。无论是在你的公司里、你的项目方面,还是在你的生活中,要想取得明确进展,关键的一点就是与他人就当前的真实情况达成一致的观点。
忘记未来—首先把握现在
关于个人成长有句老话:“有些东西,你越是抵制越难以摆脱。”最近我一直都在体会这句话对许多人和他们的工作来说是多么正确。如果你不清楚自己当前的工作究竟是什么,而且也不愿意去整理一份全面客观的清单,那么要想让自己的工作与众不同或更为出色,将很有难度。
经常有人问我:“该如何确定各种工作的轻重缓急呢?”我总会反过来问一个相同的问题:“你从事什么工作?”要弄清哪些工作比其他工作更重要,你必须对自己希望保持的状态、实现的目标或经历的情况有一个参照点,因此你务必清楚自己的工作是什么。但是,当前你的“工作”的整体状况如何?这一点很少会像大部分人想象的那样一目了然。
你可以通过回答另外6个问题来回答这个问题。问题如下:
1.当前你承担了哪些任务?这里指的是你承担的工作和责任方面需要立刻采取的具体行动,包括电话、电子邮件、交谈、杂事、集思广益产生的创意等等。一般来说,每个人每天总会有大约一两百件此类事情要做。
2.目前你正在做的项目有哪些?这里指的是你自己愿意去实现的目标,通常不是简单的一举一动就可以完成的,比如为汽车更换轮胎、安排孩子参加夏令营、收购一家企业等等。多数人每天大约有30~100件这样的事情需要完成。
3.你当前的职责范围包括哪些?多数人都有10~15项职责,包括工作的主要领域(员工培训、资产管理、规划、客户服务等)以及生活中的主要方面(理财、健康、家庭、家务、职业、娱乐等)。
4.你的工作和个人事务明年会如何变化?这里指的是一个人在未来几个月里决心实现的目标,包括行动目的、变革的意图、大型项目等等。
5.你的组织、职业和个人生活将会如何变化?这里指的是更宏观的愿景,是对未来几年发展的长远规划。
6.你为什么生活在这个星球上?这里指的是你的生活目标—作为人类的一员你要承担的“工作”。
如果你能全面地整理出这6个层面涉及的所有与你相关的工作、事务和项目,那么你就对自己的工作有了准确的把握。然而,据我所知,就连接近完成这方方面面的问题那种境界,也没有几个人能达到。
我经常会花10~15分钟的时间,去帮助一个人了解所从事工作的两个最平凡、最实际的层面:当前的行动和承担的项目。如果不把这份清单具体化,从而在这些层面清除心理障碍,那么人们就很难跟老板、商业伙伴或配偶探讨调整工作说明问题,也难以应对婚姻关系中需要作出的变化。未能解决当前最实用层面工作中基本问题的那些人,往往不愿去认真思考需要作出何种变革,以适应公司、世界和生活中始终在发生的变化。
好多人对将来从事的工作或自己的发展方向感到迷惘。但是,如果没有基于现实的参照点,他们就无从理解自己在生活各个层面所处的位置。他们就像“飞翔的荷兰人”鬼船,注定漂泊不定。不过,只要搞清楚并统筹好当前需要处理的诸多事务,哪怕只是完成很小一部分,也会激发你的天赋灵感和创造力,以更好地应对未来—而且你无须再投入任何精力。
如果不清楚自己在地图上的位置,那么不管目标多么明确,你出门后也不知道自己究竟该左转还是右转。认清自己目前工作和生活的整体状况是一项真正的挑战。但是,接受现状将帮助你改变这一切,而且是以极其积极的方式改变。
顺便想想……
? 你当前的状况如何?让别人进入你的生活帮助你了解现状会有帮助吗?
? 对于目前你认为是问题的某件事情,导致你认为它存在
问题的实际数据是什么?你能换个角度看这些信息吗?
第5章
以有限的可能,去利用无限的机遇
如果你总想完成一切、拥有一切、成就一切,那么迟早会精疲力竭。努力奋斗的过程中,你总是想要实现“更多更好”的目标。想要搏击潮头而不是溺水而亡,你必须将众多“期望目标”限制在切实可行的范围之内。宏大的构想需要聪明才智和有意识的约束,才能持续发展。
有效管理工作流程
我参加过多次广播与电视访谈节目,就是那种给你大约53秒的时间,让你来讲解健康、财富、幸福等方面秘诀的节目。由于时间的限制,我只能把所讲的内容凝练概括为最关键的部分。他们经常提到的一个典型问题是:“戴维,我们做的哪件事影响工作效率呢?”我给出的回答是:
“并不是一件事,而是5件事结合在一起影响了工作效率。大家都有自己的想法;对于自己知道需要采取行动的事情,他们并没有下定决心去做;他们不按照功能分类安排行动提示和支撑材料;他们不注意保持并及时审查全面客观记载各项工作的清单;最后一点,他们浪费精力,最终精疲力竭,被迫在眉睫需要处理的事情逼得手忙脚乱,一心希望那就是最该做的事情,但却从没体会过做对了事情的那种放松感觉。”
我如何去做呢?
我只是简单地列举了工作流程管理各环节(收集、处理、组织整理、检查回顾和执行)中最糟糕的一些做法。我不能对采访者说其中任何一项是问题所在。在整个工作流程管理过程中,你可能会将其中4个环节做得非常出色,可一旦某个环节有所差池,那么整个流程就会前功尽弃。整个流程的完美程度取决于链条上最薄弱的那个环节。
多数人只是把事情记在脑子里,这样做原本就会导致流程短路。也有很多人写下很多内容,但却没有决定随后要采取什么样的行动。即使有人确实考虑要采取行动(在陷入危机模式之前),他们也没有安排行动提示,结果原本应该采取行动的时候却得不到提醒。即使有些人真正受到鼓舞,效率猛增并确实整理出了清单,其中的大多数也会放任他们的系统迅速过时、不再协调一致。发展到最后,离开了思考工具的关爱和支持,生活与工作就成了被动的反应,而不是有明确指导的行动选择。
“那么,戴维,我们该怎么做呢?”(有些采访者居然会再给我53秒去回答这个后续问题。)
“要把5个环节的最佳行为方式融为一体,”我告诉他们,“把头脑中的一切用纸笔记录下来。出现情况及时决策,不要等到于事无补的时候。安排项目各个环节的行动提示,按照适当的类别安排随后的行动。确保系统全面并能得到及时更新,认真审查系统的合理性,确保根据直觉作出的行动(以及不行动)决策是正确的。”
我感觉原本可以说得更简洁一些:“关注积极的结果,最重要的工作要不断采取后续行动。”但是,谁不明白这个道理呢?坚持不懈地贯彻这条原则,将其彻底融入生活的方方面面,这才是我们面临的最大挑战,要做到这一点可不那么容易。
顺便想想……
? 近期你仔细阅读过自己的工作职责(4~7个关注层面及责任)清单吗?
? 为了保证你已经明确了所有必要的项目并使它们完整无缺、符合标准,你分析过个人生活中5~10个关注层面(健康状况、财务情况、事业发展、婚姻关系等)吗?
第6章
一心二用带来压力与失败
在你的潜意识里,你很清楚自己承担的所有事情,无论是大事小事、个人事务还是职业问题。这些事情都存储在你的“心理内存”中,除非你有意识地进行客观的检查回顾。不过,你的心智的这一部分并没有过去与未来感,因此一旦需要容纳两件未完成的事情,你就会感到沮丧和焦虑。你的创造机能努力想要去一心二用,可这是不可能的。尽管如此,它却不肯放弃,一直在不断尝试、尝试、再尝试……
搞定:消极反应还是积极应对?
最近有人评论说,跟一开始就强调轻重缓急和“宏观情况”的其他一些方法相比,我的GTD系统相对更“消极”。这种批评也可以理解。我们做的多数工作中,首先关注的就是你办公桌上堆积的文件、你头脑中精神方面的便利贴(“应该做的事”以及“需要做的事”等等),以及邮箱中堆积的成百上千的电子邮件。着手工作时,我们并没有重点分析你为何会有堆积如山的文件或如何按照重要程度安排顺序。然而,我们看似疯狂的做法却体现出了某种条理性。
把时间和精力耗费在身边细枝末节的问题上可能会被视做消极之举,但事实果真如此吗?无论是从生理角度还是从心理角度,你都让这些情况影响到了自己的世界,而你作出的反应(或缺乏反应)也直接影响到你控制自己全部心理资源的精力和能力。我们的流程会(以温和的方式)迫使你对这些情况作出反应。情况究竟怎样?你作出了何种承诺?要兑现这种承诺,你随后要如何行动呢?要想把每件事情都处理得非常妥当,你要考虑哪些问题?该如何加以安排?
难道我们不该首先考虑目的、价值观、战略目标这类轻重缓急因素吗?放弃关注过去细节的做法,采取更积极主动、更富有创造力、更具前瞻性的做法岂不更好?
确实如此。但是我们之所以通常不这样开局,一个重要的原因就是,如果大部分潜意识精力都集中在心理方面那些“悬而未决的问题”上,你就无法将精力集中于更宏观的问题。为了能够最轻松有效地启动并进入现实性新思维所必需的那种创造性流程,心理内存必须得到释放。
此外,我们之所以做大量的实践工作帮助人们处理种种细节问题,还有另外一个同样重要的原因:我们是在训练一种强有力、高效而又积极的反应行为。很多宣称只有“最重要的事情”才会促使他们采取行动的人,只是到了迫在眉睫的地步才着手去解决问题。实际上,忽视那些虽然未处于紧急时刻但却仍然必须采取行动的问题更是“消极之举”,而不是积极的表现。如果你以为,有了清晰明确而又积极的新方向之后身边的细节问题就会自行消失,那么请重新考虑一下。现在你必须从自己的新视角去安排那些琐事。要么放手,要么存档,要么立即行动,要么委托他人,要么继续进行,要么暂且搁置等待时机成熟。
要学会对引起你注意的各类事情作出行之有效的反应,这是一种大师级的行为方式。事情总是有轻重缓急,而且随着你的成熟,轻重缓急也会发生变化。能够决定轻重缓急或许可以帮你更轻松地决定,自己究竟想读哪本杂志或首先处理哪封电子邮件。尽管如此,能够处理轻重缓急情况的人,却未必就能干净利索地处理各项事务、应对各种新情况。
即使你认识到自己的某个目标或愿景并努力去实现的时候,为了表述清楚并及时实现,你仍然需要对其作出“反应”。在感应能力逐渐敏锐的过程中,你也把自己锻炼得具备了妥当评估、处理各种事情的能力,在开展工作时也会进一步成熟,从而取得更突出的成绩。
毫无疑问,我们将引领你探讨调整自我、项目、职位描述、主要关注层面、短期目标、愿景规划,以及存在的终极原因等方面的话题。但是,只有当你妥善处理好当前生活与工作中的所有琐事,而且今后都能严格按照这种方法的约束去做各种事情时,我们才会和你一起去探讨这些话题。如果你还没有处理好办公桌上凌乱的文件和计算机中的电子邮件,那么你仍然缺少做好工作的一项关键要素。
顺便想想……
?你头脑中仍然有什么念头不时浮现出来,提醒你曾承诺作出哪方面的改变?
?你今天回避了什么问题?你有什么理由认为明天这个问题会不再存在?现在就将其抛在脑后对你会有多大益处?
《搞定1:无压工作的艺术》
第1章
新情况,新做法
你是否渴望过这样一种状态:自己虽然整日事务缠身,却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。我可以很负责任地告诉你:这是有可能实现的。极高的效率,卓著的效果,这是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同时,这也是那些经验丰富的专业人士获取成功所必须掌握的方法。而这个方法所涉及的各种技能,是大部分人早已学会的,你要做的就是在适当的时间完整地、系统地运用这些技能,从而轻松面对繁忙的工作和生活。尽管本书所描述的方法和技巧都是常识性的,而且具有广泛的实用性,但大多数读者还是需要对一些已经养成的工作习惯作出调整,然后才能实施本书中的这个系统。不要小看这些微小的调整,它们能够显著改善你处理日常工作中关键问题的方式。我的很多客户都感受到了这种变化,并认为这是影响深远的、根本性的改变。
本书中的这套方法,完全基于两个主要目的:(1)收集所有需要处理的事情(现在的、以后的、某一时间的;大的、小的、不大不小的),把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中。(2)训练自己在获取任何“输入信息”(也就是接手任何任务)的前期就进行分析和决策,以确保在任何时候,都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”计划。
本书提供了一套经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这套方法的实施,还列举了一些实用的工具、技巧及窍门。你将发现,这些原理和方法无论是在你的个人生活中,还是在你的职业生涯里都具有广泛的适用性,并且可以立即见效。①你可以像很多人一样:把我所描述的这种高效模式融入你的工作以及日常生活中去,让它成为你的习惯、成为你的生活方式,甚至成为你人生的一部分。当然,你也可以仿效另一些人的做法:在你觉得需要的时候,才把这套方法拿出来使用,以使自己重新获得对生活和工作的掌控。
问题:增长的需求,匮乏的资源
这些日子以来,几乎我遇到的每个人都在抱怨自己要处理的事情过于繁多,根本没有足够的时间来一一完成。就在前一周授课时,我就遇到两个有类似困惑的人。其中一位在一家大型全球投资公司任职,他承担着公司的管理工作,总是担心自己所承担的新职责会影响他的家庭生活。另一位是中层的人力资源经理,她计划在一年的时间内,把公司在该地区办事处的人员从1 100人扩增到2 000人。她每天都疯狂工作,单是电子邮件,就要处理150多封。因为只有这样,她才能在周末的时候享受正常的社交生活。
新千年伊始,就出现了这样一个自相矛盾的现象:人们的生活质量得到了显著提高,但与此同时又承担着自己力所不能及的工作,结果导致他们承受了越来越大的压力。这就是俗语所说的眼大肚子小,贪多嚼不烂,而绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然无措。
工作不再有清楚的界线
我们感到身上的压力与日俱增,一个主要原因在于:工作的性质发生了巨大的变化,即使参加了各种培训,我们仍旧难以跟上变化。仅仅在20世纪的后50年中,在这个工业化的世界里,工作的性质已经由流水线装配、制造,以及搬运一类的活动,转变为彼得?德鲁克所定义的那种“知识工作”了。
以前,工作的内容是非常明确的。人们耕田种地,制造机器,装箱搬运,挤牛奶,并使用各种小工具。你知道哪些工作是需要你完成的—你可以亲眼看到它。你也可以很清楚地判断一项工作是否已经完成。
现在,大多数人接手的大部分工作却都没有明确的界定。我所认识的大多数人,他们手头上都至少堆积着半打的事情需要立刻处理。即使他们搭上所有的时间苦苦努力,也不可能把一切都做到尽善尽美。很可能你也正面对着类似的困境:这次会议讨论是否透彻?这个培训计划是否会有效?主管人员的薪酬结构是否合理?正在起草的文章是否能鼓舞人心?即将召开的员工会议能否起到鼓舞士气的作用?公司的重组计划是否行之有效?此外,还有一个值得注意的问题:要想更加出色地完成任务,我们都知道相关资料越多越好,那么现在你能够搜寻到多少相关资料呢?回答是:无穷无尽!日益发达的互联网为我们提供了丰富的信息资源,取之不尽、用之不竭。
另一方面,工作缺乏明确的界定导致每个人的工作量加大。今天,许多机构的运作都需要各部门之间互相交流、彼此合作。企业中各部门之间的壁垒正在削弱,任何部门都需要查看其他平级部门(市场部、人力资源部或某个专门的委员会)发来的电子邮件,即使是抄送的也不能放过。
工作职责在不断地变化
一般情况下,我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题,对任何人来说都是一个不小的挑战。现在,在这个基础上还要添加另一项挑战:工作职责的定义在不断变化。我经常在研讨会上提问:“你们当中,有谁从事的工作就是招聘你的时候要你做的事情?”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制,又无特定的形式,因此,只有长时间从事某一任务明确的工作,你才有可能弄明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度,才可以使自己的头脑保持清醒。
但是,很少有人能有这样的好运,这主要有以下两个原因:
1.我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中,奋斗目标、产品、用户、市场、技术,以及所有者都在不断地更新变化,这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组和调整。
2.与从前相比,当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同父母换工作岗位一样频繁,甚至连40多岁和50多岁的人也信奉时代在不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去,投身于“包罗万象的发展大潮之中,无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简言之,人们不会长期从事任何单一职业。
现在很少有人非常清楚工作内容到底是什么,也不知道到底需要多大的投入才能把它做好。我们从外部世界获取了大量信息,同时,在我们的内心世界形成了同样巨大数量的观点以及与别人或自己达成的协议。然而,我们自身还没有具备相应的能力来承担如此庞大数量的事务。
旧的模式和习惯已显得力不从心
无论是我们所接受的标准教育、传统的时间管理模型,还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具,如个人记事本、Microsoft Outlook软件或者个人掌上电脑(PDA),都无法全面地帮助我们应对我们所面对的各种新要求。如果你已经试过使用上述任何一种处理方法或者工具,恐怕你已经发现,它们都无法满足工作中不断产生和转换的各种复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松、良好的自我控制,人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切需要挖掘出一些新方法、新技术和新工作模式,以使我们永远立于不败之地。
传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手,所以当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来,涌入一种全新的工作模式时,这些传统的方法为我们提供了极为有益的参考,这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种工作要素时,个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。(20世纪80年代,许多专业人士就已经把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日,仍有许多人把自己的日程表奉为重要的管理工具。)有了自由支配的时间,选择做什么事的要求也接踵而来。“1、2、3”优先顺序代码和每日开列的任务清单,就是人们在过去的实践中逐渐发展起来的重要选择手段。如果你拥有作出选择的自由,你就需要考虑到哪些是需要优先解决的事情。
你可能已经认识到,尽管日程表的作用不容忽视,但是实际上,它也只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容(至少在某种程度上如此)。而且,已为人们所证实的是,每天的任务清单和那些简化的优先顺序代码,远远不足以应对一个普通职业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理几十封甚至几百封电子邮件,他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有人能够把所有的事务按照“1、2、3”的顺序排出先后,也没有人敢在接到老板的电话或指令后,不立即改变自己事先确定的工作日程。
“大局”与事务的本质
另一方面,大量的商业书籍、模型、研讨会和专家权威们,都极力推崇把“着眼大局”作为一种处理复杂问题的思路。认清主要目标和价值观,为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而,在实践中,运用价值观思维方式这一良好的初衷却经常达不到预期的效果。我经常看到,出于下面三个原因,这些努力往往都付诸东流了:
1. 在处理每天、每小时的事务时,有很多干扰因素分散了我们的注意力,以致我们无法集中足够的精力关注更重要的问题。
2. 由于个人管理系统方面存在欠缺引发了一种下意识的抵触情绪,所以在面对那些棘手的重要项目和目标时,这种情绪就会阻止具体行动的实施。而这种结果又会导致更加严重的干扰作用,并进一步强化了压力。
3. 一旦提出了更高一级的要求和价值观,我们原有的标准和视点也将随之提升,这会让我们认识到有更多的事务尚待完成。这通常只会在我们的肩上再加上一把稻草,让我们不堪重负、愁眉不展。没错,价值观的审视会让我们在清单上堆积更多的任务。
诚然,集中精力来关注主要目标和价值观的重要性毋庸置疑。但这并不意味着会使我们要做的工作就减轻了,或者使遇到的困难和挑战大大地减少了。恰恰相反,只是牌局中的赌注提高了,但还必须一如既往地玩下去。例如,对一位人力资源部的经理来说,仅仅决定提高工作生活的质量来吸引并留住人才,并不能使自己的工作得到简化。
长期以来,在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷:缺少一套连贯一致,并能够在实实在在的工作中产生出卓越功效的系统和工具。它必须能够从大局着眼,从小处入手,并且使二者有机地融合在一起。它必须能够管理多个层面;必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物保持控制;必须易于维护,能节省更多的时间和精力;必须化繁为简。
承诺:武术家的“一切就绪的状态”
让我们反省一下,如果你在任何情况下、任何时间内都能够随心所欲地控制自己的一切事务,情况会是怎么样呢?如果你能够100%地把精力投入到自己选择的工作中而不受任何外界的干扰,情形又会是怎么样呢?
这是有可能实现的。有一种方法可以让你紧紧抓住遍及生活各个角落的所有的事情,同时保持放松,花费最少的气力完成一切有意义的工作。它使你在这个错综复杂的世界里,能够体验到武术家们所说的“心如止水”的境界,优秀的运动员则称之为“忘我境界”。事实上,你很有可能已经体会到这种美妙的感觉了。
在这种工作状态下,你头脑清醒,积极的想法层出不穷。每个人都可能进入这种状态。要想积极有效地应对21世纪复杂多样的生活,人们就都需要这种状态,并且需求程度日益增强。对于那些高效率的专业人士来说,如果他们希望保持工作中的平衡和积极稳定的成果,那么,这种状态必将成为一种不可或缺的条件。世界级的划船运动员克雷格?兰伯特(Craig Lambert)曾在《碧波上的心境》(Mind Over Water)一书中这样描述这种感受:
划船运动员们用这样一个词语来描述这种无摩擦的状态:荡秋千(swing)。这使我们回想起在后院荡秋千时的那种惬意和欢娱—一种简单的循环往复的运动,完全凭借来自秋千自身的冲力。秋千承载我们,我们丝毫不需要用力。我们荡起双腿,促使秋千在空中划过的弧度越来越高,但是,这主要是地球引力的功劳。与其说我们荡秋千,还不如说我们被荡了起来。船推动着你前行,是船身渴望着快速地向前,在它的航线上,在它的自然状态中,只有速度在吟唱着。我们的任务仅仅是与船身并肩作战,拼命地挥桨加快速度,避免拖其后腿,而过于用力又会阻碍船速。如果努力变成了为努力而努力,那么结果就会适得其反,这种努力反而会在过程中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想挤进贵族阶层,然而,他们挖空心思却只能证明自己并不身属此类。贵族们并不需要努力,他们早已经达到了这种境界。荡秋千就是这样一种“进入状态”的境界。
“心如止水”的比喻
空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想象把一粒石子投入沉寂无声的池塘中,池塘中的水会有何反应呢?答案是:依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应,然后又归于平静。池水既不会反应过激,也不会置之不理。
空手道中的击拳动作,其力量来自速度,而不是肌肉,即挥拳最后阶段急剧的“爆发”。这就是为什么瘦小柔弱的人,也能够学会用双手劈开木板和砖块了。这并不是靠皮糙肉厚或者凭借蛮力,而是灵活地运用一种能够附和着高速度而产生聚集冲力的能力。但是如果肌肉紧张,动作就会慢下来。因此,在高级阶段的武功训练中,对平衡和放松状态的教学并不亚于对其他方面的要求。扫除杂念和灵活柔韧是关键所在。
任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你,事情往往如此。不能处理好自己的电子邮件、项目、未读的杂志、下一步行动的思考、与孩子或者老板的关系,都可能导致比预期差得多的结果。很多人对于一些事情,要么给予过分的关注,要么不屑一顾,这仅仅是因为他们无法做到“心如止水”般地行事。
你能在需要时进入自己的“高效状态”吗?
回想一下上一次你感觉工作高效时的情形。很可能你当时感觉自己完全能够控制一切,丝毫没有紧张的感觉。你全身心投入到工作中去,时间的概念似乎消失了(怎么已经到了午餐的时间?),而且你还明显感受到了工作上取得的进展。你还希望再次体验这样的感觉吗?
如果你早已远远地脱离了那种理想状态,并感受到自己渐渐地失去了控制、压力重重、痛苦不堪,你是否能再一次回归到那种状态呢?这就是本书的宗旨,它将告诉你如何才能回归“心如止水”的境界,帮助你把全部的才智发挥得淋漓尽致,因此,本书将对你的生活具有重大的指导意义。
原则:有效地处理内心的承诺
在20余载的培训工作中,我发现了一个极为普遍的情况,即由于人们对自己作出的承诺或者承担的义务管理不当,导致了他们承受着重重压力的折磨。所以,学会对那些承诺的事情加以控制,可以有效地缓解压力。即使那些并没有明显体验到压力的人,如果他们学会了如何更加有效地对生活中“悬而未决的问题”加以控制,那么在放松自我、集中精力、提高效率方面也会呈现出明显的改善。
恐怕你已经与自己达成了许多项协议(这一点也许你根本没有意识到)。而每一项协议,无论大小,都时时刻刻地被你自身中的无意识紧密地追随着。这些就是“未完成的事情”或者“悬而未决的问题”。它们可能是“根除世界上的饥饿问题”这样的重大事务,也可能是“雇用一个新助手”之类的一般性事件,或“更换铅笔刀”一类的琐碎小事。
现在,你内心很有可能已经承担了比你自己所意识到的还多得多的工作。想想看,有多少微乎其微的事情你必须去改变和完成。比如,你需要以某种方式回复电子邮箱、语音信箱以及工作中的新信息;你知道有无数的工程项目将会被划分到你的责任范围内;你还需要确定某些目标和方向,经营自己的事业,在总体上平衡自己的生活。你的内心对工作和生活中所有“悬而未决的问题”都承担了一定的责任。
为了能够高效地应对这一问题,首先,你必须明确并收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情,然后着手计划如何逐一解决。这看起来似乎极为简单,但在实际操作中,大多数人都难以始终如一地坚持下去。
管理承诺时的基本要求
如果希望出色地管理好所有的工作,那么,你需要做到下面几点:
首先,如果这件事总占据着你的头脑,你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情,都必须置于一个客观可靠的体系中,或者是我称之为“工作篮”的工具之中—必须经常回访并且清理它。
第二,你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断:需要采取什么行动来推动工作的进程。
第三,一旦决定了需要采取的行动方案,你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息。
检验这种模式的一个重要训练
我建议你拿笔记下来目前盘踞在你大脑中的那些最重要的工作或状况。哪一件事最让你心烦意乱?哪一种情况最容易分散你的注意力?哪一个问题令你兴趣浓厚?或者哪一种局面以哪种方式消耗了你大量的精力?也许,正是某一件“摆在你面前的”工作或者状况必须要处理,而且越早处理越好。
也许,你马上就要背上行囊外出度假。出发之前,你还有几个重大决策要敲定。或许你刚刚继承了一笔600万美元的遗产,而你不知道该如何处置这笔资产等。
明白了吗?好,请用简单的一句话来描述一下,你希望得到的理想结果是什么。换句话说,事情怎样才算得上是“完成”了呢?这可能非常简单,就像“去夏威夷度假”、“处理有关客户X的事情”、“与苏珊协调大学里的情况”、“弄清新的分区管理结构”或者“实施新的投资策略”。你现在都清楚了吗?好极了。
现在,请写下为了推动事情的进展,你下一步的具体行动是什么?假设你手头没有其他事情,只有这一件事情需要立即完成。那么你打算去哪里?采取什么行动步骤?
你会不会打一个电话?会不会走到计算机前写一封电子邮件?会不会坐下来,取出纸和笔,心血来潮地写上几笔呢?有没有可能与你的配偶、秘书、律师或你的老板面对面地谈上一会儿呢?还是会去五金商店买一些钉子呢?
你找到答案了吗?好极了。
你能从这短短2分钟的思考中挖掘出什么有价值的东西吗?如果你同那些在参加研讨会时完成了这个训练的大多数人一样,那么,你就会体验到,至少你的控制力增加了一点点,精神放松了一些,注意力更集中了。此外,对于某些长久以来一团乱麻的局面,你似乎也有了动手解决它的冲动。设想一下,在生活和工作中,这种驱动力放大1 000倍时将会是怎样一番景象。
如果这个小小的试验能够对你产生一些积极影响,请你想一想:究竟是什么发生了变化?根据你的经验,是什么促使局面得到了改观?形势本身并不会向前发展,至少在这个物质世界中这一点是千真万确的。有所改变的只是你更加明确地了解到你所期盼的结果,并确定了下一步需要采取的行动方案。
然而,是什么创造了这一切呢?回答是:思考。你并不需要进行很多思考,仅仅需要几分钟,就能够把你所承担的责任和需要的资源凝聚到一起了。
“知识工作”的本质
“知识工作”的真实本质和操作原则是:你对工作投入的思考,应该比你现在实际付出的多,但是比你所预想的要少。就像彼得?德鲁克所描写的那样:“在知识工作中,任务没有被指定,它需要由工作者确定。‘这项工作的预期成果是什么?’这是一个有助于提高知识工作者工作效率的关键性问题,这个问题可能会导致一些极具风险性的决定。通常,没有正确的答案,只有不同的选择。想要获取高收益,一定要明确地认定预期结果。”
要弄清人们工作生活中涌现出的各种事务的真实面目,要决定为此需要采取的种种行动,都将消耗人们大量的精力。因此,许多人对此产生了抵触情绪。实际上,我们从来没有学过在行动之前要进行周密的思考;大部分的日常活动也都以待处理事宜的形式(比如工作中未处理的公文,或者家里要洗的衣服等等)展现在我们面前。所以大多数人认为,根本没必要先花些精力屏气凝神地思考一下,进而去明确预期的结果。然而事实上,思考结果是促使希望转化为现实的最为有效的手段之一。
为什么有些事情总是萦绕在你的心头
在通常情况下,你对一些事情总是念念不忘,这是因为你希望它们的状况能有所改善,另外:
?你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
?你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
?你还没有把预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。
这就是为什么你忘不掉这些事情的原因了。直到你澄清了所有问题,作出一切必要的决定,并把预期结果保存到那个系统中去(同时心里十分清楚,需要时你能随时调用查询这个系统),你的大脑才会放松下来。你可以骗过别人,但是你却无法愚弄自己的大脑。它能够明察秋毫:你是否已经作出了必要的决定,是否已把预期的结果和行动的提示信息寄存于一个安全可靠的地方,以便这些信息能够在恰当的时候提醒你执行行动。如果你没有做好这些工作,那么,你的大脑就一分钟也不会停止运转。通常情况下,当你对某件事还没有依照上述的处理方法处理时,你的某根神经仍然会持续不断地对你施加压力,这只会增加你的精神负担。
你的大脑并不总是那么管用
有趣的是,你的大脑中至少有一部分是相当愚蠢的。如果它够聪明的话,它就应该只在你需要处理某件事的时候才提醒你。
你有没有一把电池耗光了的手电筒?而你的大脑一般是什么时候,才提醒你该买电池了呢?你又是什么时候,才发现电池没电了呢?这不能算是反应灵敏的表现吧。如果你的大脑天资聪颖,它就应该仅当你在商店里看到电池时才给你提醒,而且能一并告知你相应的电池型号。
从你今天早晨醒来到现在,你是否想到任何需要处理但还未动手解决的事情呢?你是不是不止一次地想到了它们呢?为什么?不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力,而且这往往只会使你更加焦虑不安。
似乎许多人的脑子里总在接连不断地放电影,特别是当我们一谈到有许多事要处理时,这一现象更加严重。人们把许许多多悬而未决的问题委托给大脑来处理,但你的大脑却无法有效处理它们。
“材料”的转化
我是这样定义“材料”(Stuff)的:任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情,所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。对很多人来说,他们的组织整理系统没有发挥应有的功效,原因在于没有首先完成对“材料”的转化。只要它们还保持着“材料”的身份,人们便无法加以控制。
多年以来,我所见过的绝大部分任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子,而不是必须完成的实际工作的清单。它们仅仅代表着许多尚未解决的事务中的某一部分的提示信息,而这些事务也仍未转化为预期结果和行动方案,即真正意义上的工作提纲和工作细节。
“材料”的存在本质上并不是一件坏事。就其本质而言,如果某些事情吸引了我们的注意力,那么,它们往往以“材料”的形式表现出来。但是,一旦“材料”进入到我们的生活和工作中,便需要被定义和解释。作为知识工作者,这是我们的责任。如果“材料”已经完成了转化过程,并且明白无误,那么剩下的工作就不需要再耗费我们的脑力了,付出单纯的体力劳动就可以了。
在一次研讨会临近结束时,一家生物工程公司的资深经理在重新审视她最初列出的任务清单时感叹不已:“天哪,这简直是一堆根本无法完成的工作,毫无章法可言!”就大多数个人管理系统中所谓的计划清单而言,这是我所听到过的最生动形象的描述了。绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、内容残缺不全的任务清单。但是,他们仍然没有认识到,到底需要整理多少内容,管理哪些细节,才能获得真正的回报。如果他们希望自己的组织整理工作富有成效,就应该收集一切有待考虑的问题,然后完成思考的过程。
过程:管理你的行动
你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己,在知识工作中表现得快速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题,轻松自如地控制事态的发展。你可以将工作和生活中各个层面的事务都收集起来,完成更多的工作,同时消耗更少气力。此外,你还可以针对收集到的全部“材料”进行前期决策,为你的工作和生活制定出一套标准的事务处理模式。
然而,在你未达到这一境界之前,你首先需要培养一个习惯:在大脑中不留任何事情。正如我们已经看到的那样,单纯的时间管理、信息管理或者优先事务管理都无法实现这一目标。毕竟:
你不可能通过管理时间,把5分钟变成6分钟。
你无法管理大量的信息,过量的信息只会被遗忘和忽视—否则,当你走进图书馆,打开电话黄页本,或者上网的时候,脑子非爆炸了不可。
你无法管理事务的优先级,因为事务是否优先完全是你的主观决定。
因此,管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。
管理行动的重要性
你想利用自己的时间做什么事情?你要把获取的信息运用到哪件事情上?你要把有限的精力花费在哪件事情上?这些是人们分配有限资源的时候必须作出的选择。这些问题的本质是,在某个时间,你应该做什么。也就是,我们要如何管理行动。
这似乎是显而易见的。然而,你所要关心的项目、事务、未尽事宜的具体行动的数量之大常常会令你震惊,更别说那些没有识别的和没有决定方案的事务了。实际上大部分人都有很多自己没有意识到的事务在等待自己完成。常常能听到有人抱怨“我没有时间去……”,这完全是可以理解的,因为许多任务似乎势不可当地向你涌来。之所以有这种感觉,是因为没人能执行任务!你所能做到的仅仅是执行这个任务中的某一个具体行动步骤。在多数情况下,那些具体的行动步骤可能仅仅需要一两分钟的时间就可以完成,而正是这些不起眼的行动在推动整个任务的完成。
在培训成千上万名专业人士的实践中,我发现,他们的突出问题并不是缺乏时间(尽管他们自己这样认为)。问题的关键在于,他们无法断定到底要干些什么,下一步需要采取哪些行动。就像在用雷达监视敌情,你应该在发现异常的第一时间作出反应,而不是等到问题严重了才手忙脚乱地处理。认识到这一点,会让你在行动管理中收获丰硕成果。
采用自下而上的方法
经过多年的观察,我发现自下而上的工作方法对提高个人工作效率最具实用价值,即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务。一般观点认为,最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理:首先确定个人的人生目标或公司的长期目标,然后定义工作的主要目标,最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是,大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身,进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局,所以自下而上的方法反而更加行之有效。
完全掌控各种事务(无论是工作篮中的还是脑海中的),并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态,将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来,你的创造力就获得了解放,它将更加有力地支持你着眼于新的高度,使你更有信心进行开拓创新。这是一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉,只有采用自下而上的方法处理事务的人才能体会到。
当处理底层具体行动的做法,已经成为你日常事务处理模式一部分的时候,你也就为进行更高一级的思维活动做好了充分的准备。事实上,在你的日常工作以外,有更多有价值的事情在等待你思考。但如果你在底层具体行动上的控制管理能力不够的话,就很可能无暇顾及了。这就好似穿着宽大的泳衣游泳—你不得不手提着泳裤防止它掉下去,根本无心抬头看方向是否正确。
我接触过许多经理人,他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务,到了晚上,头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善地管理工作流程的必然结果。
对行动的横向管理和纵向管理
你需要从“横向”和“纵向”两个角度,来控制各种事务、项目和行动。“横向”控制是把你所涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部不停地进行全方位扫描的雷达,它的对象是一天里任何一件能够吸引你注意力的事务:药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不停的顾客、需要擦的皮鞋、买邮票、存一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情感到惊讶不已,因此,你需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事务,并在需要时及时地提供必要的提示,从而确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上。
相比之下,“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。比如,吃晚饭时,你和你的配偶谈论起了下一次度假,这时,你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息—你们将去哪里,什么时候去,将做些什么,要做什么准备等;或者你的公司即将进行部门重组,你和老板需要商讨一些决策;或者你仅仅需要挑选一个日期,在那天给一位顾客打一个电话。从广义上讲,这就是“项目规划”,它的焦点聚集在某一事务、状况或某一个人身上,勾勒出执行过程中一切(至少对目前来说)必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。
横向控制和纵向控制的目标是一致的:解除你精神上的负担,并把事情做好。恰到好处的行动管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中,同时,对项目的适度聚焦能让你彻底了解和掌控项目所需的具体环节。
最重要的技巧:把一切事务赶出大脑
如果你把所有事务都存储在大脑里,那么,你就无法真正地获得我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现,这套方法中所包含的那些行为和技巧是你早就已经掌握的。但与其他方法不同的是,必须将“材料”全部存入工作篮中,而不是遗留在大脑中。这套方法适用于一切事务—重大的或者微小的,私人的或者工作的,突发的或者常规的,绝无例外。
我想你可能有过这样的经历:当你的工作(比如某个庞大的项目)或者生活达到某一个阶段时,你需要坐下来平静一下,拿起纸笔列出一张清单来帮助你进行分析和思考。如果你这样做过的话,对于我所讲的方法你就有了一个参考。然而,大多数人只有在生活、工作变得一团糟,令他们难以忍受、不得不采取措施时,才会开始草拟工作清单。通常情况下,这个清单也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。但是,如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模式的一种常态,并使之贯穿于你生活中的各个领域(不仅仅在处理“紧急情况时”如此),那么,你才算开始进入了我们所描述的“黑带”①水准的管理模式了。
在实际的行动执行过程中,我尽量让自己可以凭直觉去挑选要执行的行动,而不是重新思考那些行动的来龙去脉。因为我早已对事务进行了周密严谨的斟酌,而所得的结果都是单纯的、可执行的行动。所以我不会再次浪费时间进行思考,否则,就是徒劳无益地耗费创造力,徒增挫折和压力。
任何要办理的事务都需要你进行思考,这是无法逃避的,你的大脑会紧紧地抓住那些未经思考的事情不放。但是,大脑负载这些未尽事宜的能力是有限度的,一旦超越了这个限度,它的思考效率就会急剧下降。
大脑中肩负短期记忆的那部分组织—往往负责存储不完整、尚未决定和没有组织安排好的“材料”—其功能类似于个人计算机中的随机存储器(RAM)。你的意识就好像是计算机的CPU,是一个负责处理的工具,而不是一个存储场所。你每次只能考虑两三件事情。但是那些未处理完的事务仍然存储于短期记忆空间里。大脑保存“材料”的能力是有限的。要想让大脑高效地工作,就像让CPU高速处理任务一样,必须保证RAM里排队的任务尽量少。很多人终日里忙忙碌碌,大脑的存储空间早已不堪重负。他们时常感到心神不宁、坐卧不定,正是因为在他们内心深处,超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。
现在让我们暂停一下,审视一你自己。在刚刚过去的几分钟里,你是不是已经走神了,脑子里冒出一些与你现在阅读的内容毫不相干的事情了?你的大脑很可能开了小差,跑到一些未处理完的事情上去了。它们从你大脑的RAM(随机存储器)里一跃而起,冲着你大吼大叫。而你又是怎样做的呢?除非你把它记下来,放在一个可靠的工作篮中(“可靠”是因为你知道自己将很快就会再次回头处理这个问题),否则,它只会跟你纠缠不休。那将导致最糟糕的结果:事情毫无进展,而压力徒然激增。
糟糕的是,你的大脑是个认真负责的器官,虽然你对某些事情感到无能为力、无可奈何,可你的大脑仍然会毫不懈怠地一个劲儿地提醒你。大脑中从来就不存在过去或者将来的概念,也就是说,一旦你告诉自己有些事情需要处理,并把这一信息传递到你的RAM中,那么大脑中的某一些区域就会立即认定:你应该自始至终努力完成那件事情。对于任何你应该去解决的问题,大脑都会自动认为你应该立刻投入办理。一旦你把两件事同时放入RAM那你就注定会失败,因为你根本无法同时对付它们。就这样,无孔不入的压力一下子冒了出来,而这种压力却常常会让你丈二和尚摸不着头脑,更别说顺利解决了。摆脱这种压力束缚的办法吗?当然。下面的章节将告诉你具体的做法。

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(作者:戴维?艾伦 (David Allen) 编辑:kind887)
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