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建立攀钢财务信息管理系统实现财务信息管理高效运行

2007-02-04 来源:如有侵犯权益请联系service@reader8.cn立即删除 
一、先进的信息管理是加强企业生产能力的大趋势

  网络技术的迅猛发展给企业经营管理开创了新的发展空间,以此形成信息管理技术的高效运用几乎成为企业在激烈市场竞争中立于不败之地的杀手锏。微软前总裁比尔。盖茨的“数字神经系统”为我们展示了企业未来的信息管理之路,其目标是建立以企业信息全面计算机数字化为基础,以微机网络系统为载体,全体员工参与的数字神经系统,使企业管理象人控制自己的手指、腿脚一样高效、迅速、反应灵敏。目前发达国家多数大企业都走上了这条信息管理之路,尤其是美国的传统企业,在与日本及欧洲的企业竞争中,因信息技术的优势而大获全胜,信息技术使许多传统企业焕发出勃勃生机。国内一些大型企业也率先尝试了信息技术革命,例如钢铁行业的领头羊“宝钢”,其先进的信息管理系统在同行业是有口皆碑的。

  攀钢虽然近些年在信息管理方面做了大量工作,但还仍然处在信息管理的初级阶段,用计算机代替了从会计凭证的录入、记帐到出会计报表等一系列的会计活动,在会计信息的传输和共享以及决策者查询会计信息方面还未涉及到,即未真正利用网络资源为管理服务。为了让各级领导和有关人员准确、快捷掌握财务信息,进一步发挥现在计算机管理的潜能,建立攀钢财务管理信息系统,实现财务信息管理高效运行势在必行。

  二、目前攀钢财务信息管理存在的问题

  目前攀钢在财务信息管理方面存在以下几点不足:

  (一)缺乏一个系统的、规范的、有多重访问级别的综合财务信息网

  目前,公司领导对财务信息的掌握大部分依赖于下层会计人员,想随时了解有关成本和利润的信息较为困难;各会计专业部门之间对会计信息的掌握大部分是互相依赖,例如管成本的想了解价格信息和税务信息,管价格的想了解成本信息,不同岗位人员想互相了解信息等都只能建立在相互询问或翻资料等效率较低的手段上;各二级单位的人员想相互了解会计成本核算信息几乎是不可能的。以上情况当然不包括越权查询情况,就一般需掌握的知识对会计人员本身的素质提高以及会计工作效率的提高都起着很大的作用。现在我们缺乏一个象图书馆一样的信息库:在规定权限内,你想了解任何最新财务信息都很快速而准确(注:企业管理信息对全体员工过分限制不利于企业管理,国外许多著名企业的管理可证明)。

  (二)会计信息的传递速度慢、可靠性差

  现在传递信息的方式主要是通过人工报送报表或磁盘,很少部分通过电话线传输。人工报送报表最大的弊端就是浪费人工,特别是在未确认报表的正确性时,往往要来回报送几次报表;其次就是有的报表要进行二次数据录入,浪费人力。磁盘报送方式优于前者,它含共享计算机磁盘和软盘传输,共享计算机磁盘传输一般仅限于部门内部的文件传递,各二级单位财务科之间、处室与各二级单位之间一般都使用软盘进行传递。该方法操作烦琐,效率低下,传递成本高,不能满足许多跨部门的实时文件传输的需求,文件或数据在传输的过程中还容易被修改。软盘传输可靠性差,经常由于磁盘质量问题不能读取数据,同时还存在严重的计算机安全隐患。电话线传输数据解决了浪费人工的问题,但因没有配套的程序,要传输大量数据同样费工费时,缺乏时实性。因此我们缺乏网上有效的程序来传输会计信息。

  (三)没有网上进行业务处理的功能

  这里的业务处理指必须面对面交流的一些业务,例如,审核报表的正确性、确认付款、确认转帐等业务。这些业务涉及相关人员的签字认可问题,如果能在网上直接处理,又可省去很多人力和时间。

  (四)会计信息数据模式不规范,数据结构多种多样

  作为攀钢这个大型企业,要想提高工作效率,必须建立在数据信息统一的基础之上。例如国际通用的网络就有很多规范性协议,例如:Internet网的网络互联协议(IP)、简单邮件传输协议(SMTP)等。因此确定一个数据规范是非常必要的,而且该数据规范必须兼顾外部信息和内部信息,这对企业内部整个信息流的畅通无阻提供了保障。

  (五)缺乏全公司统一、齐全、详尽的时实财务信息资源供管理人员随时使用,成本的分析考核需大量的辅助劳动,工作效率相对低下

  (六)在Internet网上查阅信息效率低

  在激烈的商业竞争中反应灵敏,提高经营效率,我们需要大量的各种信息,过去我们获得企业外部信息依赖于书面或电话人工传递,其搜集信息的范围可想而知是非常有限的,其成本代价也非常昂贵。在当今网络时代,每个商业实体都竞相加入网络行列以开辟新的市场,使电子商务变得越来越现实,而电子商务的发展又吸引越来越多的商业实体的加入,因而Internet网络上的商业信息越来越丰富。但是,在Internet浩瀚的信息海洋中寻找所需的特定信息是件非常耗时甚至是不可能的事。再者Internet每天有成千上万个新网站加入,因此靠人工在Internet网上搜集信息也是非常低效的。

  三、攀钢财务信息管理系统的建立

  根据攀钢(集团)公司会计电算化工作的开展情况和以上存在的问题,我们认为有必要建立攀钢财务信息管理系统,它将以实现财务系统各个工作、管理程序全面计算机数字化,以较高的安全性能为目标,建立各功能模块相互独立、数据相互关联的软件系统。

  面向管理层的“攀钢财务信息管理系统”拟将建立以下六个系统,程序即相互独立、数据又相互关联的软件模块:

  (一)信息查询系统模块

  该模块拟给用户提供界面以进入一个系统、全面、有不同访问级别的信息网,实现信息的搜集与共享。主要分以下几步实现:

  1.建立网站该模块提供各种下层接口,与公司各二级厂矿、处室实现了计算机管理的现成有用数据源相连,充分利用现有信息资源进行数据搜集整理,为各级管理层实时分析、查询、数据处理提供数据基础。采用Internet标准的Web浏览器为用户终端信息查询平台,建立有自动分级过滤功能的WWW网站。网站建立在NTServer4.0的IIS5.0平台上。



  2.编写查询服务程序查询程序通过ISAPI接口编写,并通过ODBC接口与各信息来源口的数据库相连,检索需要查询的数据,再经过综合处理后,形成目标信息,反馈给通过网站查询的用户。用VC通过ISAPI接口编写按使用权限过滤的过滤程序,各级使用权限系统事先自动生成,但该使用权限对用户完全透明,用户不需输任何密码,即可方便上网查询本级别的信息,需要声明的是该查询服务程序可按需要只读取而不修改各单位的数据库,保密数据也可不读取,以保证各单位数据库的安全。

  3.查询项目设计查询项目应根据管理需要设计,并严格按照信息保密程度设置查询级别。经过与用户的交流来全面调查了解用户所需要信息,并进行类别划分,划分程度越细越好。比如按目前财务管理需求我们可先设计以下查询项目:

  (1)会计信息查询:含资产负债表、损益表、现金流量表以及相关明细内容。该信息每月更新一次。

  (2)成本信息查询:含各产品的实际成本信息、各生产单位的主要消耗指标变化信息、各项技术经济指标信息等。该信息每天更新一次。

  (3)价格信息查询:含物资、备件市场价格信息、外销产品价格信息、国内同行业的价格信息等。该信息可每天更新一次。

  (4)资金信息查询:含资金来源、资金成本、资金用途等各项信息,该信息可根据使用情况时实更新。

  (5)资产信息查询:含固定资产、在建工程等信息,根据使用情况时实更新。

  (6)决策分析查询:该系统以搜集到的基层数据为基础,采用先进的财务数据分析算法,时实反映全公司当前的财务状况,为领导决策提供时实、准确的财务依据。

  (7)会计文件查询:含国家及公司下发的有关财务的各项政策及文件等。根据使用情况时实更新。

  (8)其他专项查询:含各种专题性质的信息。根据使用情况时实更新。

  如果有新增的查询需求,该查询程序可随时进行项目的增加、删除等修改。

  (二)文件传输系统模块

  该模块建立以电子邮件为基础、具有数字签名功能的文件传输系统,主要用于各单位上报各项报表、传递各项资料、下发各种文件等,由网上传递与实物传递并行的过程,逐步过渡到无纸办公的状态。

  该文件传递系统采用网络底层的套接字接口开发完全独立的电子邮件系统,该邮件系统兼容Internet广泛使用的SMTP邮件传输协议及POP3邮件接收协议。使用BASE64编码方案以兼容其他的电子邮件程序。该邮件系统特别之处在于有自己的邮件头域及自己的MIME格式,以用于加密邮件、进行身份识别、执行特殊的用于管理的程序、邮件自动处理等。其主要功能如下:

  1.上报会计报表该文件传递系统初步实现财务报表的自动上报、签名、复写传递,传给各管理科室的报表自动处理计算机各一份。一份传给备份服务器备查,用以仲裁报表数据的真实性。复写过程对用户是透明的,用户感觉不到复写过程,因而操作非常简单。各管理科室的报表自动处理计算机收到传来的报表,自动核对、校验其正确性,不正确的报表自动退回,正确的报表传给处理数据库,由管理人员处理。

  2.传递公文或文件该文件传递系统还能方便各部门间的工作协作,各种公文可快速传输给部门,提高工作效率。各部门及每个员工间能自由、快速、安全地传递各种数据文件,大大提高办公效率,加强部门间的协作。

  (三)内部结算系统模块

  该模块建立以电子邮件为基础、以数字签名为数据加密、身份鉴别核心的内部结算系统。主要用于目前网上办理业务,减少手工操作中对帐难的一大难题。

  内部结算系统模块采用以电子邮件为基础、以数字签名为数据加密、身份鉴别核心的内部结算系统。它以“文件传递系统”作为结算票据及其附件的传递工具,由结算的一方经数字签名后的票据及其附件复写二份发出,一份发给仲裁机构(现结算中心)处理,一份发给核对处理程序暂存,仲裁机构确认后,再复写四份加上签名的票据及其附件发出,一份发给收款方,一份发给付款方,一份发给数据库加入交易记录。一份发给备份服务器备份,到此交易过程完成。由此可看出该电子结算流程与传统结算流程在逻辑上是一致的,因而得以保证该电子结算系统在逻辑上的正确性,降低了该电子结算系统的实施风险。再者,由于采用了数字签名技术,其安全性甚至超过传统结算方式(数字签名技术是当今世界电子商务的基础,它是未来电子商务的安全保障)。因此,电子内部结算系统的实施将彻底改变传统的结算方式,它将对我公司货币资金的高效利用,生产物资的高效流通将带来前所未有的影响。

  (四)数据备份系统

  该系统实现包括文本文件在内的所有计算机数字文件的自动备份,以防止意外事件造成文件的丢失,并验证一些文件是否被窜改。它通过“文件传递系统”进行文件备份传递,它必须运行在另一台或两台独立的计算机系统上,并放在与其他系统不同的地理位置上,它是只写的,以保证不被人非法查阅修改。

  (五)Internet信息搜索引擎

  在本处的Internet客户机上运行自行开发的Internet信息搜索引擎“程序,它时刻自动搜索Internet上的网站,并把我们设定的新的相关内容下载到我们内部的信息查询网站上,并更新内部检索数据库或相关数据库(如产品价格数据库),每搜索到新的相关内容的Internet地址,程序把该地址及相关说明加入数据库,供定期检查该地址内容是否更新,如有更新便更新内部网站及数据库中相关内容,实现内部信息网的部分自动维护。该系统投入使用后,我们能最大限度地搜集Internet网中的相关信息(如相关产品价格和相关股票信息),时实地更新我们搜集到的信息,集中管理Internet资源,避免造成网络资源浪费,提高工作效率,降低信息成本,使信息更有效地服务于公司的生产经营活动,并产生效益。因此,建立企业自己的信息搜索引擎,在Internet信息爆炸的时代变得非常必要而迫切。

  (六)在线职业培训模块

  随着经济体制改革的深入,市场经济的成熟,我国即将加入WTO,企业竞争越来越激烈,提高企业财务人员素质也是不可忽视的,建立在线培训网站能起到事半功倍的效果,而且费用低廉,能够培养一种主动钻研业务,积极向上的企业文化。

  该方案计划建立一些最新业务知识的网站,供财务系统的员工学习,并建立相关的讨论组大家讨论,一些问题或疑惑的解答将被后来的访问者阅读,起到非常好的学习效果,对激发员工的创造力,开阔思维空间都有极大好处。

(作者:《3COME未知》- WWW.READER8.CN 本文来源于爬虫自动抓取,如有侵犯权益请联系service@reader8.cn立即删除)
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