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交接仪式(1)

2012-12-14 来源:读书人 

  交接仪式,在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备,例如厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码头、车站,或飞机轮船、火车、机械、物资,等等经过验收合格,正式移交给使用单位而举行的庆祝典礼。交接仪式应遵循的礼仪,主要体现在交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式的参加等三个方面。

  1. 交接仪式的准备

  ⑴邀请来宾

  一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。在具体拟定来宾名单时,施工单位亦应主动征求自己的合作伙伴——接收单位的意见。接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔,不过可以对此酌情提出自己的合理建议。

  交接仪式的出席人员应当包括:施工、安装单位的有关人员,接收单位的有关人员,上级主管部门的有关人员,当地政府的有关人员,行业组织、社会团体的有关人员,各界知名人士,新闻界人士,以及协作单位的有关人员等等。

  在举行交接仪式时,东道主既要争取多邀请媒体记者参加,又要为其尽可能地提供一切便利。对于不邀而至的新闻界人士,尽量来者不拒。至于邀请海外的媒体人员参加交接仪式的问题,则必须认真遵守有关的外事规则与外事纪委事先履行必要的报批手续。

  ⑵布置现场

  举行交接仪式的现场,亦称交接仪式的会场。在对其进行选择时,通常应视交接仪式的重要程度、出席人数、交接仪式的具体程序与内容,以及是否要求对其进行保密等几个方面的因素而定。根据常规,一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时,亦可将其酌情安排在东道主单位的会议厅,或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所。将交接仪式安排在东道主单位本部的会议厅举行,可免除大量的接待工作,会场的布置也十分便利。特别是在将被交付的工程项目、大型设备不宜为外人参观,或者暂时不方便外人参观的情况下,以东道主单位本部的会议厅作为举行仪式的现场,不失为一种较好的选择。

  如果将被交付的工程项目或大型设备的现场条件欠佳,或是出于东道主单位的本部不在当地以及将要出席仪式的人员较多等其他原因,经施工、安装单位提议,并经接收单位同意之后,交接仪式亦可在其他场所举行。诸如宾馆的多功能厅、外单位出租的礼堂或大厅等处,都可用来举行交接仪式。在其他场所举行交接仪式,尽管开支较高,但可省去大量的安排、布置工作,而且还可以提升仪式的档次。

  ⑶准备相关物品

  在交接仪式上,有不少需要使用的物品,应由东道主一方提前进行准备。首先,必不可少的,是作交接象征的有关物品。它们主要有:验收文件、一览表、钥匙,等等。验收文件,此处是指已经公证的由交接双方正式签署的接收证明性文件。一览表,是指交付给接收单位的全部物资、设备或其他物品的名称、数量明细表。钥匙,则是指用来开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙。在一般情况下,因其具有象征性意味,故预备一把即可。除此之外,主办交接仪式的单位,还需为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品,并应为来宾略备一份薄礼。在交接仪式上用以赠送给来宾的礼品,应突出其纪念性、宣传达室性。被交接的工程项目,大型设备的微缩模型,或以其为主角的画册、明信片、纪念章、领带针、钥匙扣等等,皆为上佳之选。


(作者:读书人网友 编辑:kind887)
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